Boodschappenlijst voor een mediacongres

Voor een mediacongres heb je meer nodig dan koffie en een projector. Denk aan registratie, badges, presentaties, microfoons, kabels, servies en een duidelijke plek voor catering en afval. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers, sprekers en sessies. Controleer techniek en catering uiterlijk één werkdag vooraf; ontbrekende adapters, lege powerbanks of te weinig waterglazen los je op de congresdag lastig op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 130
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 10
Sprekersstoelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Presentatieklikkersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Tafelkleedsetsaantal 12
Richtingsbordenaantal 12
Menukaartenstandaardsaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handschoenenaantal 12
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 pakken
- Theezakjes - 250 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Chocolademelk - 12 liter
- Halfvolle melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 60 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pils - 96 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 160 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 120 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Wit brood - 8 broden
- Meergranen brood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Achterham - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Pindakaas - 3 potten
- Jam - 4 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 3 kilo
- Appels - 12 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 8 kilo
- Yoghurt - 12 liter
- Muesli - 4 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Notenmix - 6 kilo
- Olijven - 4 kilo
- Mini wraps - 240 stuks
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Kruidenroomkaas - 2 kilo
- Kipfiletreepjes - 6 kilo
- Falafel - 5 kilo
- Couscous - 5 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Feta - 3 kilo
- Komkommersalade - 4 kilo
- Pastasalade - 8 kilo
- Groene salade - 8 kilo
- Aardappelsalade - 6 kilo
- Broodjes - 160 stuks
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 3 flessen
- Zout - 2 pakken
- Peper - 2 potten
- Paprikapoeder - 2 potten
- Knoflookpoeder - 2 potten
- Citroensap - 2 flessen
- Brownies - 140 stuks
- Mini muffins - 140 stuks
- Appeltaartpunten - 120 stuks
- Slagroom - 12 spuitbussen
- Suikervrije koekjes - 8 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan broodjes - 20 stuks
- Afvalzakken - 3 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Handzeep - 8 flessen
- Desinfecterende doekjes - 8 pakken
- Servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- Papieren bekers - 250 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Etiketten dieetmaaltijden - 40 stuks
- Printpapier - 2 pakken
- Naambadges - 140 stuks
- Lanyards - 140 stuks
- Pennen - 150 stuks
- Notitieblokken - 140 stuks

Tips

Print per deelnemer één naambadge en neem minimaal 10 extra badges mee voor last-minute wijzigingen. Leg ook reservepennen bij de registratietafel.
Reken voor de techniek per presentatieplek op minimaal één passende HDMI-adapter en neem twee extra HDMI-kabels mee. Test elke laptop, projector en presentatie vóór de eerste sessie.
Zet bij registratie één tafel en twee stoelen klaar als je met twee mensen badges en aanmeldingen verwerkt. Houd een actuele deelnemerslijst bij de hand voor wijzigingen en dieetwensen.
Plan voor iedere microfoon één reservebatterijset en controleer het geluid minimaal 60 minuten voor de opening. Neem kabelgoten mee op plekken waar bezoekers lopen.
Bestel servies en drank niet exact op het deelnemersaantal: houd 10 procent reserve aan. Zet water bij de sprekers en bij de zaal klaar, zodat presentatoren niet tijdens een sessie hoeven weg te lopen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een mediacongres?: Voor de basis heb je registratie- en buffettafels, stoelen, badges, programmabladen, een projector met scherm, laptops, microfoons, luidsprekers, kabels en stekkerdozen nodig. Voeg koffie, water, servies en afvalbakken toe op basis van het definitieve deelnemersaantal.
Hoeveel badges moet ik printen voor een congres?: Print één badge per aangemelde deelnemer, spreker en organisator. Neem daarnaast 10 procent extra mee; bij 100 verwachte aanwezigen zijn dat 110 badges.
Hoeveel reservekabels en adapters zijn nodig voor presentaties?: Leg per presentatieplek één HDMI-kabel en één passende adapter klaar en neem minimaal twee extra HDMI-kabels en twee extra adapters mee. Controleer de aansluitingen uiterlijk één werkdag voor het congres met de ontvangen presentaties.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een mediacongres?: Neem per verwacht persoon één koffiekopje, waterglas, dinerbord, dessertbord, vork, mes en lepel als er een maaltijd en dessert worden geserveerd. Bestel of huur 10 procent extra; voor 80 deelnemers betekent dat 88 stuks per soort.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.