Was du für einen Mediakongress brauchst
Für einen Mediakongress brauchst du mehr als Saal und Programm: Registrierung, Präsentationstechnik, Bestuhlung, Catering und klare Beschilderung müssen zusammenpassen. Plane die Ausstattung nach Teilnehmerzahl und Raumaufteilung, damit am Einlass nichts fehlt und Vorträge pünktlich starten. Besonders leicht vergessen werden passende HDMI-Adapter, genügend Verlängerungskabel und separate Gläser für Wasser und Empfang. Die folgende Liste bündelt die benötigten Möbel, Geräte und Geschirrteile für die praktische Vorbereitung.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 12
- StühleAnz. 130
- RegistrierungstischAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 10
- RednerstühleAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- ProjektorAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopsAnz. 3
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- PräsentationsklickerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 130
- Dinner-TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 130
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 150
- ServierschalenAnz. 16
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- TischdeckensetsAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- MenükartenständerAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandschuheAnz. 12
- HandtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Packungen
- Teebeutel - 250 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schokomilch - 12 Liter
- Halbfette Milch - 18 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 60 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pils - 96 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mini-Croissants - 160 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 120 Stück
- Vollkornbrot - 12 Brote
- Weißbrot - 8 Brote
- Mehrkornbrot - 8 Laibe
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Hinterkochschinken - 3 kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 3 Gläser
- Marmelade - 4 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 5 kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprika - 3 Kilo
- Äpfel - 12 kilo
- Bananen - 8 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Mandarinen - 8 Kilo
- Joghurt - 12 Liter
- Müsli - 4 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Nussmix - 6 Kilo
- Oliven - 4 Kilo
- Mini-Wraps - 240 Stück
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilo
- Hähnchenbruststreifen - 6 Kilo
- Falafel - 5 Kilo
- Couscous - 5 Kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Feta - 3 Kilo
- Gurkensalat - 4 Kilo
- Nudelsalat - 8 kilo
- Grüner Salat - 8 Kilo
- Kartoffelsalat - 6 Kilo
- Brötchen - 160 Stück
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 3 Gläser
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 3 Flaschen
- Salz - 2 Packungen
- Pfeffer - 2 Gläser
- Paprikapulver - 2 Gläser
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Brownies - 140 Stück
- Mini-Muffins - 140 Stück
- Apfelkuchenstücke - 120 Stück
- Sahne - 12 Sprühdosen
- Zuckerfreie Kekse - 8 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 20 Stück
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Handseife - 8 Flaschen
- Desinfektionstücher - 8 Packungen
- Servietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 3 Packungen
- Pappbecher - 250 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Etiketten für Diätmahlzeiten - 40 Stück
- Druckerpapier - 2 Packungen
- Namensschilder - 140 Stück
- Lanyards - 140 Stück
- Stifte - 150 Stück
- Notizblöcke - 140 Stück
Tipps
- Plane für die Registrierung mindestens einen Tisch, zwei Stühle und einen gut sichtbaren Platz für Namensschilder und Teilnehmerlisten ein. Bei mehr als 50 Gästen sind zwei Anlaufstellen meist schneller als eine lange Schlange.
- Prüfe den Präsentationsplatz spätestens am Vortag mit jedem vorgesehenen Laptop. Lege pro Anschluss mindestens einen passenden HDMI-Adapter bereit und teste zusätzlich den Präsentationsklicker.
- Rechne bei einem Kongresstag mit etwa 2 bis 3 Wassergläsern und 2 Kaffeetassen pro Person, wenn zwischendurch gespült wird. Ohne Spülmöglichkeit brauchst du die doppelte Menge für die Pausen.
- Plane pro Vortragsraum mindestens ein Funkmikrofon, einen Mikrofonständer, Lautsprecher und ein Mischpult ein. Bei parallelen Sitzungen wird die Technik je Raum benötigt, nicht nur einmal für den gesamten Kongress.
- Verlängerungskabel und Kabelkanäle gehören vor dem Aufbau auf die Einkaufsliste: Rechne mindestens ein Kabel pro Technikplatz und reserviere 10 bis 20 Prozent zusätzliche Länge. Powerbanks helfen bei langen Tagen, ersetzen aber keine erreichbaren Steckdosen.
Häufige Fragen
- Wie viele Gläser brauche ich für einen Mediakongress?
- Plane bei vorhandener Spülmöglichkeit etwa 2 bis 3 Wassergläser pro Teilnehmer ein. Für einen Kongress ohne Spülpause rechnest du mit mindestens 4 Gläsern pro Person; Weingläser kommen zusätzlich zum Empfang oder Abendessen dazu.
- Wie viel Geschirr brauche ich pro Kongressteilnehmer?
- Für das Catering brauchst du pro Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel. Bei mehreren Essenszeiten ohne Nachspülen solltest du je Gedeck ein zusätzliches Set einplanen.
- Welche Technik muss ich für einen Mediakongress einplanen?
- Pro Vortragsraum brauchst du mindestens einen Projektor, eine Projektionsleinwand, einen Laptop, passende HDMI-Kabel und Adapter, einen Präsentationsklicker sowie Mikrofon- und Tontechnik. Teste die gesamte Verbindung spätestens am Vortag und halte ein Ersatzkabel bereit.
- Wie viele Verlängerungskabel brauche ich für einen Kongress?
- Plane mindestens ein Verlängerungskabel je Technikplatz und zusätzlich 10 bis 20 Prozent Reserve ein. Für Projektor, Laptop, Mischpult, Lautsprecher und Registrierung sollten die Stromwege vor dem Aufbau feststehen und mit Kabelkanälen gesichert werden.
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