Qué necesitas para organizar un congreso de medios
Para un congreso de medios necesitas coordinar registro, ponencias, proyecciones, sonido, catering y circulación de asistentes. La lista de compras debe cubrir tanto la sala como los detalles que suelen faltar el día del evento: adaptadores, regletas, acreditaciones y vajilla suficiente. Calcula el material según el número confirmado de participantes y ponentes, no según las inscripciones iniciales. Revisa la técnica y los cables al menos un día antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 130
- Mesa de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas altascant. 10
- Sillas para ponentescant. 6
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 8
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 130
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 130
- Platos de cenacant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Bandejas de servircant. 16
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cucharonescant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
Decoración
- Banners del congresocant. 4
- Juegos de mantelescant. 12
- Señales direccionalescant. 12
- Soportes para cartas del menúcant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Guantescant. 12
- Toallascant. 12
Catering
- Compras
- Granos de café - 4 paquetes
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Café descafeinado - 1 paquete
- Chocolate con leche - 12 litros
- Leche semidesnatada - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 60 botellas
- Spa Rood - 24 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini croissants - 160 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan multicereales - 8 panes
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón cocido - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Mermelada - 4 tarros
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 3 kilo
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 8 kilos
- Yogur - 12 litros
- Muesli - 4 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Mezcla de frutos secos - 6 kilos
- Aceitunas - 4 kilos
- Mini wraps - 240 piezas
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Tiras de pechuga de pollo - 6 kilo
- Falafel - 5 kilo
- Cuscús - 5 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Tomates cherry - 4 kilo
- Feta - 3 kilos
- Ensalada de pepino - 4 kilos
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada verde - 8 kilos
- Ensalada de patata - 6 kilos
- Bocadillos - 160 unidades
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 3 botellas
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta - 2 tarros
- Pimentón en polvo - 2 botes
- Ajo en polvo - 2 tarros
- Zumo de limón - 2 botellas
- Brownies - 140 unidades
- Mini muffins - 140 unidades
- Porciones de tarta de manzana - 120 unidades
- Nata montada - 12 botes
- Galletas sin azúcar - 8 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Panecillos veganos - 20 piezas
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
- Toallitas desinfectantes - 8 paquetes
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de café - 3 paquetes
- Vasos de papel - 250 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Etiquetas de comidas dietéticas - 40 unidades
- Papel de impresión - 2 paquetes
- Identificadores - 140 unidades
- Lanyards - 140 unidades
- Bolígrafos - 150 unidades
- Bloc de notas - 140 unidades
Consejos
- Prepara una acreditación para cada participante y ponente, más un 5–10 % adicional para errores, cambios de nombre o registros en la entrada. Imprime la lista definitiva cuando se cierre el plazo de inscripción.
- Calcula la vajilla para el número confirmado de asistentes y añade un margen del 10 %. Para una jornada con café, agua, comida y postre necesitarás tazas, vasos, platos y cubiertos en varios momentos del día.
- Lleva al menos un adaptador HDMI y un cable HDMI de repuesto por sala con proyección. Comprueba cada portátil con el proyector y la pantalla antes de que lleguen los ponentes.
- Cuenta las tomas eléctricas antes de colocar las mesas: proyectores, portátiles, sonido y cargadores pueden superar rápidamente las conexiones disponibles. Usa regletas, alargadores y canaletas para mantener los cables fuera de las zonas de paso.
- Reserva mobiliario suficiente para tres puntos distintos: registro, sala de ponencias y buffet. Coloca la mesa de registro antes de la apertura y deja preparados los percheros y papeleras desde el montaje, no durante la llegada de asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para un congreso de medios?
- Calcula una unidad por persona y servicio: tazas para el café, vasos para el agua, platos de cena, platos de postre y cubiertos. Añade un 10 % de margen y confirma las cantidades con el catering entre 48 y 72 horas antes.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para un congreso con ponencias?
- Como base necesitas proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, adaptadores, micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y mesa de mezclas. Haz una prueba completa de imagen y sonido al menos 24 horas antes y guarda cables de repuesto en la mesa técnica.
- ¿Cuándo debo imprimir las acreditaciones y los programas?
- Imprime las acreditaciones y los programas cuando se cierre la lista de participantes y se hayan comprobado los datos, normalmente entre 2 y 5 días antes. Reserva un 5–10 % de copias adicionales para cambios de última hora.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para un congreso?
- Cuenta una silla por asistente sentado y añade entre un 5 y un 10 % de margen. Separa las mesas para registro, buffet y ponentes de las mesas de la sala, y confirma la distribución definitiva al menos 24 horas antes del montaje.
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