Congrès des médias : la liste des achats à prévoir

Un congrès des médias demande davantage que des chaises et un écran. Il faut prévoir l’accueil, la circulation, les présentations, le son et les pauses, sans oublier les câbles et les adaptateurs qui manquent souvent le jour J. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel technique et la vaisselle à acheter ou à apporter. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, puis gardez une marge pour les intervenants, les techniciens et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 130
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 10
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Cliques de présentationqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Sets de nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 12
Porte-menusqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gantsqté 12
Serviettesqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Chocolat au lait - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 8 litres
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini croissants - 160 pièces
- Mini pains au chocolat - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture - 4 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 8 kilos
- Yaourt - 12 litres
- Muesli - 4 kilo
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Mélange de noix - 6 kilos
- Olives - 4 kilos
- Mini wraps - 240 pièces
- Saumon fumé - 2 kilos
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Émincés de blanc de poulet - 6 kilos
- Falafel - 5 kilo
- Couscous - 5 kilo
- Roquette - 2 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Feta - 3 kilo
- Salade de concombre - 4 kilo
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade verte - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Sandwichs - 160 pièces
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poudre d’ail - 2 pots
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Brownies - 140 pièces
- Mini muffins - 140 pièces
- Parts de tarte aux pommes - 120 pièces
- Crème chantilly - 12 bombes
- Biscuits sans sucre - 8 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Lingettes désinfectantes - 8 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Étiquettes pour repas diététiques - 40 pièces
- Papier d'impression - 2 paquets
- Badges nominatifs - 140 pièces
- Lanyards - 140 pièces
- Stylos - 150 pièces
- Cahiers de notes - 140 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’inscription distincte des tables de buffet afin de ne pas bloquer l’accueil pendant les arrivées. Gardez à portée de main les badges, les programmes et la liste des participants.
Comptez au moins un câble HDMI et un adaptateur par ordinateur portable utilisé, plus un exemplaire de secours pour chaque type de connectique. Testez chaque combinaison avant l’ouverture des portes.
Prévoyez une multiprise et une rallonge pour chaque zone technique, puis ajoutez 20 % de longueur ou de prises en réserve. Les goulottes de câbles limitent les risques de chute dans les passages.
Pour la vaisselle, partez sur 1,5 verre à eau et 1,5 tasse à café par participant si le lavage n’est pas organisé pendant la journée. Ajoutez 10 % pour les intervenants et les remplacements.
Réservez les microphones sans fil, les pieds de micro, les haut-parleurs et la table de mixage au plus tard 2 à 3 semaines avant le congrès. Vérifiez ensuite les piles, les batteries externes et le fonctionnement du cliqueur la veille.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès ?: Prévoyez 1,5 verre à eau par participant pour une journée sans lavage intermédiaire, soit 150 verres pour 100 personnes. Ajoutez environ 10 % si plusieurs pauses et un cocktail sont prévus.
Quel matériel prévoir pour les présentations d’un congrès ?: Comptez au minimum un projecteur, un écran de projection, un ordinateur portable, un câble HDMI, un adaptateur adapté et un cliqueur de présentation. Gardez un câble HDMI et un adaptateur de secours sur place.
Quand commander le matériel technique pour un congrès des médias ?: Réservez le projecteur, la sonorisation et les microphones 2 à 3 semaines avant l’événement. Faites un test complet des câbles, des présentations et du son au plus tard la veille.
Combien de chaises faut-il pour 100 participants ?: Prévoyez 100 chaises pour les participants, puis ajoutez les chaises des intervenants et de l’équipe technique. Une marge de 5 à 10 % permet de réagir aux inscriptions tardives ou à une nouvelle disposition de salle.

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