Boodschappenlijst voor een medewerkersvergadering

Voor een medewerkersvergadering heb je meer nodig dan koffie en een projector. Je regelt tegelijk de ontvangst, presentaties, pauzedrankjes en een dinerbuffet. Stem de aantallen af op de definitieve deelnemerslijst en houd rekening met dieetwensen voordat je boodschappen doet. Controleer techniek en koeling uiterlijk op de dag ervoor; ontbrekende kabels, glazen of gekoelde dranken los je vlak voor de start lastig op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbestekaantal 60

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
HDMI-kabelaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedensetsaantal 8
Naambadgehoudersaantal 55
Naambadgesaantal 60
Flip-oversaantal 2
Stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 55
Balpennenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee assortiment - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Spa Rood - 24 flesjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Bier - 72 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Roomboter - 1 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 6 bakjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Achterham - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Rucola - 6 zakken
- Gemengde salades - 6 zakken
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Borrelnoten - 3 kilo
- Olijven - 6 potten
- Toastjes - 6 pakken
- Kruidenroomkaas - 6 bakjes
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Peper - 1 potje
- Zout - 1 pak
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Pasta - 5 kilo
- Rijst - 3 kilo
- Tomatensaus - 8 potten
- Groentebouillon - 2 dozen
- Kipfilet - 5 kilo
- Vegetarische burgers - 20 stuks
- Paprika's - 20 stuks
- Uien - 3 kilo
- Champignons - 3 kilo
- Courgettes - 8 stuks
- Knoflook - 6 bollen
- Basilicum - 6 bosjes
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Dressing - 6 flessen
- Yoghurt - 4 kilo
- Vla - 4 liter
- Vanillesaus - 3 liter
- Koekjes - 6 pakken
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Sponsjes - 2 pakken
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 4 flacons
- Papieren handdoeken - 6 pakken

Tips

Tel servies per deelnemer en voeg voor glazen en koffiekopjes ongeveer 10% reserve toe. Voor een vergadering met 30 deelnemers betekent dat bijvoorbeeld 33 waterglazen en 33 koffiekopjes.
Plan per deelnemer 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en vul daarna aan op basis van de vergaderduur. Zet water en andere dranken minstens 2 uur voor ontvangst gekoeld klaar.
Controleer de techniek minimaal 24 uur vooraf met dezelfde laptop, HDMI-kabel, beamer, speakers en microfoon die je tijdens de vergadering gebruikt. Leg ook stekkerdozen en verlengkabels klaar; die ontbreken vaak op de vergadertafel.
Maak de registratie compleet met één naambadge per deelnemer plus 10% reserve. Leg de badges bij de registratietafel alfabetisch of op team klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Geef dieetwensen uiterlijk 48 uur voor het diner door aan de cateraar of degene die het buffet verzorgt. Houd aparte serveerlepels en voldoende diner- en dessertborden klaar, zodat speciale gerechten niet met hetzelfde bestek worden opgeschept.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb ik nodig voor een medewerkersvergadering?: Reken op 2 koppen per deelnemer voor de eerste 2 uur. Voor 30 deelnemers zijn dat ongeveer 60 koppen; zet extra koffie klaar als de vergadering langer duurt dan een ochtend.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een medewerkersvergadering?: Zet één stoel per aangemelde deelnemer klaar en houd 1 of 2 reserveplaatsen aan. Kies het aantal vergadertafels op basis van de opstelling en controleer uiterlijk de dag ervoor of er ook aparte ruimte is voor registratie en buffet.
Wanneer moet ik de techniek voor een medewerkersvergadering testen?: Test laptop, presentaties, beamer, scherm, speakers en draadloze microfoon minimaal 24 uur vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van beeld, geluid en aansluitingen.
Hoeveel naambadges moet ik maken voor een medewerkersvergadering?: Maak één badge per definitieve deelnemer en ongeveer 10% reserve. Bij 30 deelnemers leg je dus 33 badges klaar; werk de lijst uiterlijk de dag ervoor bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.