Qué necesitas comprar para una reunión de personal

Organizar una reunión de personal requiere algo más que reservar una sala y preparar las presentaciones. Necesitas calcular la vajilla, las bebidas, el café, el material del buffet y el equipo para que todo funcione desde la recepción hasta la cena. Esta lista reúne las compras y los artículos que conviene llevar, incluidos los elementos que suelen olvidarse: cables, acreditaciones, jarras térmicas y espacio de refrigeración. Confirma las cantidades cuando cierres la lista final de participantes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de reunióncant. 8
Sillascant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cubiertos de cenacant. 60

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Cable HDMIcant. 2

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Cucharones de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Sets de mantelescant. 8
Portanombrescant. 55
Credencialescant. 60
Pizarras de hojascant. 2
Rotuladorescant. 12
Bloc de notascant. 55
Bolígrafoscant. 60

Limpieza

Papeleracant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Cubo de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellines
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 1 kilo
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 6 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón cocido - 1,5 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Rúcula - 6 bolsas
- Ensaladas mixtas - 6 bolsas
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 3 kilos
- Aceitunas - 6 tarros
- Tostaditas - 6 paquetes
- Queso crema con hierbas - 6 tarrinas
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pimienta - 1 bote
- Sal - 1 paquete
- Aceite de oliva - 1 botella
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Pasta - 5 kilos
- Arroz - 3 kilos
- Salsa de tomate - 8 tarros
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Pechuga de pollo - 5 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 20 unidades
- Pimientos - 20 unidades
- Cebollas - 3 kilos
- Champiñones - 3 kilo
- Calabacines - 8 unidades
- Ajo - 6 cabezas
- Albahaca - 6 manojos
- Queso parmesano - 1 kilo
- Aliño - 6 botellas
- Yogur - 4 kilo
- Natillas - 4 litros
- Salsa de vainilla - 3 liter
- Galletas - 6 paquetes
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 2 paquetes
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 6 paquetes

Consejos

Calcula la vajilla para todas las personas inscritas y añade un margen del 10 %: necesitarás platos de cena y postre, cubiertos, vasos de agua, tazas y copas de vino. No esperes a conocer la cifra definitiva para comprobar si el lugar tiene suficientes unidades.
Para el café, prepara al menos 2 tazas por persona durante una jornada de reunión y revisa con 24 horas de antelación que haya cafeteras, teteras, cucharillas y jarras térmicas disponibles. El café y el té suelen quedar fuera del pedido del catering.
Compra entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional; enfría una parte antes de la llegada. Usa neveras portátiles si no hay suficiente espacio refrigerado en la sala.
Cierra las preferencias dietéticas como mínimo 3 días antes y trasládalas al catering antes de hacer la compra. Separa las opciones especiales y etiqueta los platos para evitar preguntas y errores durante el buffet.
Prueba el proyector, el micrófono y los altavoces al menos 60 minutos antes de recibir al personal. Lleva un cable HDMI, regletas y cables alargadores: suelen faltar justo cuando se conecta el portátil en otra mesa.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una reunión de personal?: Calcula una unidad por persona para cada tipo de pieza y añade un 10 % de reserva. Para una reunión de 30 personas, serían al menos 33 platos de cena, 33 platos de postre, 33 vasos de agua, 33 tazas y cubiertos para 33 servicios.
¿Cuántas bebidas compro para una reunión de personal?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 o 2 por cada hora adicional. Para 30 personas en una reunión de 4 horas, compra aproximadamente entre 150 y 210 bebidas, ajustando la proporción según el agua, los refrescos y el vino que sirvas.
¿Cuándo debo confirmar las opciones dietéticas?: Recoge las preferencias al menos 3 días antes de la reunión y comunícalas al catering antes de cerrar la compra. Vuelve a comprobarlas con la lista final de participantes el día anterior.
¿Qué equipo audiovisual debo comprobar antes de la reunión?: Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono inalámbrico, el cable HDMI, las regletas y los cables alargadores. Haz una prueba completa 60 minutos antes del inicio y guarda un cable de repuesto si tienes uno disponible.

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