Was du für eine Mitarbeiterversammlung brauchst

Für eine Mitarbeiterversammlung brauchst du mehr als Tische und Stühle: Getränke, Kaffeegeschirr, Buffet-Zubehör und funktionierende Präsentationstechnik müssen am selben Tag bereitstehen. Plane Geschirr und Gläser nach der endgültigen Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Besonders häufig fehlen HDMI- und Verlängerungskabel, Namensschilder sowie Thermokannen für Kaffee. Diese Einkaufsliste deckt Empfang, Besprechung, Kaffeepause und Dinnerbuffet ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BesprechungstischeAnz. 8
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
Besteck für das AbendessenAnz. 60

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 2

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Dekoration

TischdeckensetsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 55
NamensschilderAnz. 60
FlipchartsAnz. 2
StifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 55
KugelschreiberAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
Reinigungs-EimerAnz. 2
WischsetsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 8 Stück
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 6 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Rucola - 6 Beutel
- Gemischte Salate - 6 Säcke
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Partynüsse - 3 kilo
- Oliven - 6 Gläser
- Toast - 6 Packungen
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pfeffer - 1 Döschen
- Salz - 1 Packung
- Olivenöl - 1 Flasche
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Pasta - 5 Kilo
- Reis - 3 Kilo
- Tomatensauce - 8 Gläser
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Hähnchenbrustfilet - 5 kilo
- Vegetarische Burger - 20 Stück
- Paprika - 20 Stück
- Zwiebeln - 3 Kilo
- Champignons - 3 Kilo
- Zucchini - 8 Stück
- Knoblauch - 6 Knollen
- Basilikum - 6 Sträuße
- Parmesan - 1 kilo
- Dressing - 6 Flaschen
- Joghurt - 4 Kilo
- Pudding - 4 Liter
- Vanillesoße - 3 Liter
- Kekse - 6 Packungen
- Papierservietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 2 Packungen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Plane pro teilnehmender Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Kaffeetasse und ein Wasserglas ein. Bei einem Abendessen mit Wein brauchst du zusätzlich ein Weinglas pro Person, jeweils mit etwa 10 Prozent Reserve.
Rechne für den Empfang und die Kaffeepause mit zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde. Stelle Wasser früh kalt und halte für Kaffee mindestens eine Thermokanne je 15 bis 20 Personen bereit.
Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen. Lege mindestens zwei Verlängerungskabel und ein passendes HDMI-Kabel als Reserve bereit.
Richte für die Anmeldung einen eigenen Tisch mit Namensschildhaltern und Namensschildern ein. Lege die Schilder alphabetisch oder nach Abteilungen sortiert aus, damit der Empfang bei 50 Personen nicht länger als 10 bis 15 Minuten dauert.
Für das Buffet brauchst du Servierlöffel, Schneidebretter sowie Koch- und Brotmesser. Kühlboxen sollten spätestens zwei Stunden vor Beginn mit empfindlichen Lebensmitteln und Getränken bestückt sein; verderbliche Ware bleibt bis dahin gekühlt.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für eine Mitarbeiterversammlung?: Plane je Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Kaffeetasse und ein Wasserglas. Bei Wein kommt ein Weinglas dazu. Kaufe oder leihe jeweils rund 10 Prozent Reserve, bei 40 Personen also mindestens 44 Stück pro benötigter Geschirrart.
Wie viele Getränke brauche ich pro Mitarbeiter?: Für die erste Stunde solltest du zwei bis drei Getränke pro Person einplanen, danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bei einer vierstündigen Versammlung mit 30 Personen sind damit ungefähr 120 bis 150 Getränke sinnvoll, abhängig davon, wie viel Kaffee und Wasser ausgeschenkt wird.
Welche Technik muss ich für eine Mitarbeiterversammlung mitbringen?: Mindestens nötig sind Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, kabelloses Mikrofon, HDMI-Kabel und zwei Verlängerungskabel. Teste alles spätestens am Vortag und prüfe die Präsentationen auf genau dem Laptop, der vor Ort verwendet wird.
Wann muss ich Lebensmittel und Getränke einkaufen?: Trockene Waren und haltbare Getränke kannst du zwei bis drei Tage vorher besorgen. Frische und gekühlte Lebensmittel kaufst du möglichst am Vortag und lagerst sie durchgehend gekühlt; Getränke sollten spätestens zwei Stunden vor Beginn kalt gestellt werden.

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