Checklist voor een goed georganiseerd matineeconcert

Een matineeconcert vraagt om een strakke voorbereiding overdag: bezoekers komen vaak kort na de lunch binnen, terwijl techniek, catering en zaal nog moeten worden opgebouwd. Begin met het programma, de muzikanten en de reserveringen en werk daarna toe naar de ontvangst. Controleer dieetwensen en aanmeldingen ruim vooraf, zodat je catering en zitplaatsen kunt afstemmen. Op de dag zelf zijn vooral geluidscontrole, opgeladen apparatuur, gekoelde dranken en een vrije podiumruimte bepalend voor een rustige start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Muzikanten bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Pauzetijden vastleggen
Cateringhoeveelheden berekenen
Geluidsset reserveren
Technische wensen inventariseren
2 personen
Programma afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Bezoekerslijst bijwerken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies controleren
Apparatuur opladen
Locatie openen
2 personen
Zaal inspecteren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels plaatsen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht en zaalverlichting testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Programma's klaarleggen
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

Muzikanten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Concert begeleiden
2 personen
Pauzebuffet openen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Muzikanten verzorgen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen

Nazorg

Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad terugzetten
2 personen
Apparatuur opladen en opslaan
2 personen
Geleende spullen controleren
Geluidsset retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 10
Kledinghangersaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Dessertvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Geluidsset
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Muzieklessenaarsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Theaterlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Welkomstbord

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de pauzetijden uiterlijk één week vooraf vast. Zo kunnen muzikanten, catering en programmastandaards dezelfde versie gebruiken en voorkom je wijzigingen bij de ingang.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen minstens vijf dagen voor het concert. Houd daarna één bijgewerkte bezoekerslijst aan voor naamkaartjes, reserveringen en de ontvangst.
Plan de geluidsopbouw minimaal 90 minuten voor de eerste bezoekers. Test microfoons, DI-boxen, mengpaneel en muzieklessenaars met de muzikanten; leg verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape en reservebatterijen klaar.
Bereken koffie, thee, water en hapjes per pauzemoment in plaats van voor de hele middag tegelijk. Koel dranken vooraf en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat de zaal opengaat.
Reserveer de laatste 30 minuten voor een zaalcontrole. Controleer stoelen, tafels, welkomstbord, programma’s, verlichting, servies en een volledig vrije route naar het podium voordat je de deuren opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een matineeconcert organiseren?: Leg muzikanten, locatie en geluidsset bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en reserveringen definitief zijn; controleer aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor het concert.
Hoe laat moet de zaal open voor een matineeconcert?: Open de locatie minimaal 2,5 uur voor aanvang als je stoelen, tafels, podiumruimte en geluidsapparatuur nog moet opbouwen. Plan daarna minstens 30 minuten voor een technische repetitie en een laatste ontvangstcontrole.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een matineeconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, verdeeld over water, koffie en thee. Voor een pauze van 20 tot 30 minuten plan je daarnaast extra water en warme dranken, afgestemd op het aantal aangemelde bezoekers.
Wanneer moet ik het programma voor een matineeconcert afdrukken?: Druk het programma 2 tot 3 dagen vooraf af, nadat programma en pauzetijden definitief zijn. Houd enkele extra exemplaren achter de hand en plaats ze bij de ingang of in programmastandaards voordat bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.