Organiser un concert de l’après-midi sans rien oublier
Un concert l’après-midi demande une organisation précise : les musiciens, le programme, la technique et l’accueil doivent être prêts avant l’arrivée du public. Cette checklist regroupe 61 tâches et 40 fournitures, de l’envoi des invitations à l’ouverture de la salle. Elle vous aide aussi à anticiper les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les piles de rechange ou le temps nécessaire pour installer les instruments. Suivez les étapes dans l’ordre pour garder une marge le jour du concert.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Confirmer les musiciens
Établir le programme
2 personnes
Fixer les horaires de pause
Calculer les quantités de catering
Réserver le matériel de sonorisation
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
Mettre à jour la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier la vaisselle
Recharger les appareils
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage et les lumières de salle
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Préparer les programmes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Événement
Accueillir les musiciens
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Encadrer le concert
2 personnes
Ouvrir le buffet de pause
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
S’occuper des musiciens
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Suivi
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le stock en place
2 personnes
Charger et ranger le matériel
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tablesqté 10
- Cintresqté 20
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Assiettes à gâteauqté 120
- Fourchettes à dessertqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Table de mixage
- Pupitres de musiqueqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Boîtiers DIqté 2
- Piles de rechangeqté 12
- Ruban gafferqté 4
Éclairage
- Projecteurs de théâtreqté 4
- Lampes d'ambianceqté 8
Décoration
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Pupitres de programmeqté 4
- Panneau d’accueil
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Cuillères de serviceqté 6
- Pains de glaceqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Gants de nettoyageqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez les musiciens et les réservations plusieurs jours avant le concert, puis rassemblez leurs besoins techniques dans un seul document. Cela évite de découvrir le jour même qu’il manque un microphone, un pupitre ou un boîtier DI.
- Prévoyez une pause clairement inscrite au programme et calculez le catering à partir du nombre d’inscrits. Pour le café et les boissons, gardez une réserve pour les personnes qui restent après le dernier morceau.
- Réservez la sonorisation assez tôt et vérifiez séparément la table de mixage, les pieds de micro, les rallonges, les multiprises et le ruban gaffer. Testez chaque appareil avant l’arrivée du public et rechargez les appareils nécessaires la veille.
- Ouvrez la salle suffisamment tôt pour inspecter l’espace, libérer la scène et installer les chaises, les tables et les instruments. Gardez une zone libre autour de la scène pour permettre aux musiciens et au matériel de circuler.
- Ne laissez pas l’accueil à la dernière minute : imprimez le programme, préparez les badges nominatifs et mettez à jour la liste des visiteurs avant l’ouverture. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas pendant que la salle est encore en installation.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un concert de l’après-midi ?
- Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le concert afin de confirmer le nombre de visiteurs et les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?
- Prévoyez au minimum 2 heures pour installer et tester la sonorisation, les microphones, les instruments et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes de marge si plusieurs musiciens utilisent des branchements différents.
- Quand confirmer les besoins alimentaires des visiteurs ?
- Demandez ces informations lors de l’inscription et faites une dernière vérification 5 à 7 jours avant le concert. Utilisez ensuite le nombre confirmé pour calculer les quantités d’en-cas et de boissons.
- À quelle heure ouvrir la salle avant un concert de l’après-midi ?
- Ouvrez la salle au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’inspecter les lieux, d’installer les chaises et les tables, de préparer l’accueil et de réaliser un test sonore complet.
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