Checklist para organizar un concierto de matiné

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones antes de calcular el catering y recoge las preferencias dietéticas en el mismo momento. Así puedes comprar cantidades ajustadas y preparar una alternativa para cada necesidad registrada.
• Confirma a los músicos y sus requisitos técnicos con antelación, no el día del concierto. Reserva el equipo de sonido, revisa micrófonos, soportes, mesa de mezclas, cajas DI y cables, y deja baterías de repuesto y cinta gaffer a mano.
• Prepara el programa antes de imprimirlo y registra los horarios de descanso. Coloca los programas en atriles y prepara las tarjetas de nombre antes de abrir la ubicación para no mezclar estas tareas con la recepción de visitantes.
• Calcula el tiempo de montaje hacia atrás desde la hora de inicio: la sala debe estar inspeccionada, las sillas y mesas colocadas y el escenario despejado antes de montar el equipo. Comprueba también que haya suficientes tomas, regletas y cables alargadores.
• En un concierto matinal, el café y las bebidas deben estar listos desde la llegada del público. Enfría las bebidas con antelación, prepara las máquinas de café, teteras y termos, y comprueba la vajilla antes de colocar las bandejas de servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de matiné?

Empieza la planificación al menos 6 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar a los músicos. Reserva el equipo de sonido y recopila los requisitos técnicos como mínimo 3 semanas antes.

¿Cuándo se debe cerrar la lista de asistentes?

Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del concierto. Después actualiza la lista de visitantes, confirma las reservas y calcula el catering según el número final y las preferencias dietéticas.

¿Cuándo hay que montar el sonido y preparar los instrumentos?

Reserva un bloque de al menos 2 horas antes de la llegada del público para abrir la ubicación, inspeccionar la sala, montar el sonido y preparar los instrumentos. Haz una comprobación de micrófonos, cables y baterías antes de que entren los asistentes.

¿Cuánto café y bebida necesito para un concierto de matiné?

Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, además de agua disponible durante todo el evento. Ajusta el café, el té, los vasos y las tazas al número confirmado de visitantes y añade un pequeño margen para imprevistos.

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