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Matineekonzert organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Matineekonzert wirkt entspannt, wenn Einlass, Technik und Bewirtung schon vor dem Vormittag funktionieren. Plane zuerst Musiker, Programm und Anmeldungen, danach Catering, Ausstattung und Raum. Besonders leicht vergessen werden Pausenzeiten, Ernährungswünsche, geladene Geräte und eine aktuelle Besucherliste. Diese Checkliste führt dich von den ersten Bestätigungen bis zum Aufbau von Stühlen, Tischen, Bühne und Tonanlage.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen bestätigen

  • Musiker bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Pausenzeiten festhalten

  • Cateringmengen berechnen

  • Soundanlage reservieren

  • Technische Anforderungen erfassen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Besucherliste aktualisieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr prüfen

  • Geräte aufladen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal inspizieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Licht und Saalbeleuchtung testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Briefing des Empfangsteams

    4 Personen

Event

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Konzert begleiten

    2 Personen

  • Pausenbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Musiker betreuen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stühle und Tische abbauen

    4 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Vorräte zurückstellen

    2 Personen

  • Geräte aufladen und lagern

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

  • Tonanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Reste aufräumen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 10
  • KleiderbügelAnz. 20

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • KuchenplattenAnz. 120
  • DessertgabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • Soundanlage
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Mischpult
  • NotenpulteAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • TheaterlampenAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4
  • Willkommensschild

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Musiker, Programm und Pausenzeiten frühzeitig und drucke das Programm erst, wenn alle Angaben feststehen. So vermeidest du Korrekturen am Veranstaltungstag.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen. Prüfe die Cateringmengen spätestens einige Tage vorher und plane Getränke für Empfang und Pause getrennt.
  • Teste die Soundanlage vor dem Einlass mit Mikrofonen, Mischpult und DI-Boxen. Lege Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und Gaffer Tape nicht erst während des Aufbaus bereit.
  • Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Bühne, Strom und Fluchtwege, bevor du Stühle, Tische, Notenpulte und die Tonanlage aufstellst.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Wasser sowie Snacks so auf, dass die Ausgabe in der Pause nicht den Eingangsbereich blockiert. Namensschilder und Besucherliste gehören an einen festen Empfangstisch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Matineekonzert planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Musikerbestätigung und Reservierungen. Die genaue Besucherliste, Ernährungswünsche und Cateringmengen solltest du 3 bis 5 Tage vor dem Konzert aktualisieren.
Wann sollte die Technik beim Matineekonzert aufgebaut werden?
Plane den technischen Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Für Soundcheck, Mikrofone, Mischpult und Instrumente brauchst du zusätzlich etwa 45 bis 60 Minuten.
Wie viele Getränke braucht man für ein Matineekonzert?
Rechne für den Empfang und die Pause mit ungefähr 2 Getränken pro Person, bei warmem Wetter eher 3. Halte Wasser zusätzlich bereit und stelle die Getränke mindestens 60 Minuten vor Beginn kalt.
Was muss am Morgen des Matineekonzerts kontrolliert werden?
Prüfe zuerst Raum, Bühne, Strom, Stühle und Besucherliste. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher und schließe den Soundcheck spätestens 30 Minuten vor dem Einlass ab.

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