Checklist voor een goed georganiseerd matchmakingevent
Een matchmakingevent staat of valt met een strak matchschema en duidelijke communicatie. Begin met de locatie en datum, leg daarna je matchcriteria vast en verzamel aanmeldingen via één formulier. Controleer profielen voordat je matches maakt en plan de gespreksrondes ruim genoeg voor wissels. In de laatste week regel je drukwerk, catering, techniek en briefing van de hosts. Op de dag zelf blijven registratie, tijdsbewaking en privacy de punten die het vaakst extra aandacht vragen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Evenementdatum bevestigen
Aanmeldformulier maken
Matchcriteria vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Matchprofielen controleren
2 personen
Matches samenstellen
2 personen
Gespreksrondes indelen
2 personen
Matchschema versturen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Materialen inkopen
2 personen
Naamkaartjes printen
Matchkaarten printen
Tafelbordjes printen
Privacybordjes printen
Vragenkaarten voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Hosts instrueren
2 personen
Aanmeldlijst bijwerken
Verse boodschappen halen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Matchkaarten klaarleggen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluid en verlichting plaatsen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen
Event
Gasten registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Matchrondes begeleiden
4 personen
Tijdsignalen geven
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Vrij netwerken begeleiden
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Herbruikbare spullen reinigen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Hoge tafelsaantal 8
- Zittafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelbordjesaantal 18
- Matchkaartenaantal 100
- Vragenkaartenaantal 120
- Privacybordjesaantal 12
- Balonnenaantal 40
- Tafellopersaantal 18
- Pennenaantal 100
- Polsbandjesaantal 80
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Timersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Drankdispensersaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerbestekaantal 12
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Sponzenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 6
- Tafellampenaantal 8
Catering
- Serveerplateausaantal 10
- Etikethoudersaantal 20
- Koelelementenaantal 12
- Thermoskannenaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Leg matchcriteria vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Zo vraag je precies de informatie uit die je later nodig hebt en voorkom je handmatig herstelwerk in de aanmeldingen.
- Controleer matchprofielen minstens één keer voordat je de gespreksrondes indeelt. Plan daarna tijd voor het matchschema, de matchkaarten en een correctieronde voordat je het schema verstuurt.
- Print naamkaartjes, tafelbordjes, matchkaarten, vragenkaarten en privacybordjes niet pas op de ochtend zelf. Leg per tafel een complete set klaar en neem extra pennen mee.
- Test microfoons, speakers, muziekspeler, timers en verlengkabels vooraf op de echte locatie. Laat hosts oefenen met het aankondigen van een ronde en het wisselmoment.
- Haal verse boodschappen op de laatste dag en zet dranken tijdig koud. Tel glazen, stoelen, afvalbakken en buffettafels na aan de hand van het verwachte aantal deelnemers, niet alleen op basis van eerdere evenementen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een matchmakingevent organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, aanmeldformulier en matchcriteria. Verstuur uitnodigingen zodra de inschrijving klaarstaat en reserveer de laatste week voor profielcontrole, drukwerk en techniek.
- Wanneer maak je de matches voor een matchmakingevent?
- Maak de matches nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de profielen gecontroleerd zijn, meestal 3 tot 5 dagen voor het event. Verstuur het matchschema pas na een laatste controle van namen, rondes en tafelindeling.
- Hoeveel gespreksrondes plan je voor een matchmakingevent?
- Plan het aantal rondes op basis van je matchdoel en beschikbare tijd; reken per ronde op ongeveer 10 tot 15 minuten plus enkele minuten voor wisselen. Houd daarnaast minimaal 15 minuten vrij voor registratie en uitleg aan het begin.
- Wanneer regel je catering en materialen voor een matchmakingevent?
- Bepaal cateringhoeveelheden en controleer de boodschappenlijst ongeveer 1 week vooraf. Koop houdbare materialen dan in en haal verse boodschappen op de laatste dag; test techniek uiterlijk 1 dag vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!