Checklist pour organiser un événement de mise en relation

Un événement de mise en relation repose sur une préparation précise : les bons participants, des matchs cohérents et un déroulé facile à suivre. Commencez par réserver le lieu et confirmer la date, puis ouvrez les inscriptions avec des critères de sélection clairs. Après validation des profils, composez les matchs et répartissez les tours de discussion. Les derniers jours servent surtout à vérifier le catering, imprimer les supports, tester la technique et briefer les hôtes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer la date de l'événement
Créer le formulaire d’inscription
Définir les critères de sélection
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Vérifier les profils des matchs
2 personnes
Composer les matches
2 personnes
Répartir les tours de discussion
2 personnes
Envoyer le programme des matchs
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Acheter le matériel
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les cartes de match
Imprimer les marque-places
Imprimer les panneaux de confidentialité
Préparer les cartes de questions
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Briefer les hôtes
2 personnes
Mettre à jour la liste d’inscription
Récupérer des produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les cartes de match
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le son et l’éclairage
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Encadrer les manches de match
4 personnes
Donner les signaux horaires
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer le réseautage libre
3 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer les articles réutilisables
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables assisesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Pancartes de tableqté 18
Cartes de matchqté 100
Cartes de questionsqté 120
Panneaux de confidentialitéqté 12
Ballonsqté 40
Chemins de tableqté 18
Stylosqté 100
Braceletsqté 80

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètresqté 3
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 12

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de tableqté 8

Catering

Plateaux de serviceqté 10
Porte-étiquettesqté 20
Pains de glaceqté 12
Thermosqté 4
Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour laisser le temps de traiter les réponses et de confirmer les participants. Prévoyez une date limite distincte pour recueillir les besoins alimentaires.
Ne composez pas les matchs avant d’avoir vérifié les profils et la liste d’inscription à jour. Envoyez le programme des matchs dès qu’il est stabilisé, idéalement au moins 3 jours avant l’événement.
Préparez un support par participant et par tour : badge nominatif, carte de match et emplacement clairement indiqué. Gardez quelques stylos et des exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Calculez le catering à partir du nombre confirmé, puis ajoutez une petite marge pour les imprévus. Récupérez les produits frais et mettez les boissons au frais le jour même.
Testez les microphones, haut-parleurs et lecteurs audio avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et chronomètres, car un problème de son ou de timing perturbe rapidement tous les tours.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un événement de mise en relation ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et confirmez la date, puis gardez les 10 à 14 derniers jours pour traiter les inscriptions, composer les matchs et finaliser le matériel.
Quand envoyer le programme des matchs aux participants ?: Envoyez-le dès que les inscriptions sont confirmées et les profils vérifiés, idéalement 3 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de signaler une erreur ou une indisponibilité sans refaire toute la répartition.
Combien de temps prévoir pour les tours de discussion ?: Prévoyez généralement 10 à 15 minutes par tour, avec 2 à 5 minutes pour changer de table ou de partenaire. Ajoutez un briefing d’environ 15 minutes au début afin d’expliquer les cartes de match et les règles de confidentialité.
Quand préparer les badges et les cartes de match ?: Imprimez-les après la dernière mise à jour de la liste d’inscription et des matchs, idéalement 24 à 48 heures avant l’accueil. Préparez aussi quelques badges vierges et des cartes supplémentaires pour gérer les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.