Checklist para organizar un evento de matchmaking
Un evento de matchmaking necesita más que una lista de asistentes: hay que convertir sus perfiles y preferencias en rondas que funcionen sobre el terreno. Empieza por reservar el lugar y cerrar la fecha; después organiza las inscripciones, los criterios de emparejamiento y la logística. Antes de abrir las puertas, tendrás que preparar tarjetas, mesas, tiempos, catering y equipos. Esta checklist te ayuda a seguir ese orden y a evitar los olvidos que más retrasan el inicio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar la fecha del evento
Crear formulario de inscripción
Fijar los criterios de emparejamiento
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Comprobar los perfiles de la partida
2 personas
Preparar los partidos
2 personas
Organizar rondas de conversación
2 personas
Enviar el calendario de partidos
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Comprar materiales
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir tarjetas de emparejamiento
Imprimir carteles de mesa
Imprimir carteles de privacidad
Preparar tarjetas de preguntas
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Instruir a los hosts
2 personas
Actualizar la lista de inscripción
Recoger la compra fresca
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas de emparejamiento
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instalar el sonido y la iluminación
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Coordinar las rondas de partido
4 personas
Dar avisos de tiempo
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Facilitar el networking libre
3 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar los artículos reutilizables
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas con asientoscant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles de mesacant. 18
- Cartas de emparejamientocant. 100
- Tarjetas de preguntascant. 120
- Carteles de privacidadcant. 12
- Bengalascant. 40
- Manteles runnerscant. 18
- Bolígrafoscant. 100
- Pulserascant. 80
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Temporizadorescant. 3
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 12
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Esponjascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de mesacant. 8
Catering
- Bandejas para servircant. 10
- Portaetiquetascant. 20
- Acumuladores de fríocant. 12
- Termoscant. 4
- Compras
Consejos
- Cierra el formulario de inscripción con varios días de margen para revisar perfiles, preferencias dietéticas y datos incompletos antes de confirmar las plazas.
- Define los criterios de emparejamiento antes de preparar las rondas y comprueba cada partida manualmente; un error en una tarjeta puede desordenar toda la rotación.
- Prepara una tarjeta de emparejamiento, una etiqueta con nombre y un cartel de mesa por participante o pareja, y guarda algunas unidades en blanco para cambios de última hora.
- Prueba micrófonos inalámbricos, altavoces, reproductor, cables y regletas antes de que llegue el público; deja los temporizadores listos para controlar cada ronda de conversación.
- Calcula las cantidades del catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge la compra fresca el mismo día; enfría las bebidas con antelación y separa las opciones dietéticas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de matchmaking?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y crear el formulario. Cierra las inscripciones varios días antes del evento para poder revisar perfiles y preparar las rondas.
- ¿Cuándo se deben preparar los emparejamientos?
- Prepara los emparejamientos después de cerrar las inscripciones y comprobar los perfiles. Haz una revisión final el día anterior, cuando ya conozcas las cancelaciones y confirmaciones.
- ¿Qué materiales necesita un evento de matchmaking?
- Como mínimo, prepara etiquetas con nombres, tarjetas de emparejamiento, carteles de mesa, tarjetas de preguntas, carteles de privacidad y bolígrafos. Lleva algunas tarjetas y etiquetas extra para cambios durante el registro.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Prueba micrófonos, altavoces, cables, regletas y reproductor entre 60 y 90 minutos antes de abrir el registro. Comprueba también que los temporizadores sean visibles o audibles desde todas las mesas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!