Matchmaking-Event organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Matchkriterien vor dem Erstellen des Anmeldeformulars fest. So fragst du genau die Angaben ab, die du später für die Profilprüfung und Zusammenstellung der Matches brauchst.
• Plane die Gesprächsrunden erst, wenn die Anmeldungen bestätigt und die Profile geprüft sind. Verschicke den Spielplan anschließend mit genügend Vorlauf, damit alle wissen, wann und wo sie starten.
• Drucke Namensschilder, Matchkarten, Tischschilder und Datenschutzhinweise nicht erst am Veranstaltungstag. Halte zusätzlich Stifte bereit und aktualisiere die Anmeldeliste nach jeder kurzfristigen Änderung.
• Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Musikplayer, Timer und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Ein kurzer vollständiger Test mit den Hosts verhindert, dass die Gesprächsrunden wegen Technikproblemen verspätet beginnen.
• Stelle Catering und Getränke nach der bestätigten Teilnehmerzahl zusammen. Besorge frische Einkäufe kurz vor dem Event, stelle Getränke rechtzeitig kalt und prüfe Gläser, Teller, Besteck sowie Servierschalen vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Matchmaking-Event organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Datum und Matchkriterien. Für Einladungen, Anmeldungen, Profilprüfung und Gesprächsplanung solltest du anschließend mehrere Wochen einplanen.

Wann sollte ich die Einladungen für ein Matchmaking-Event verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Lege im Anmeldeformular direkt die Matchkriterien und Ernährungswünsche ab, damit du später keine Angaben nachfordern musst.

Wie viel Zeit braucht das Matching vor der Veranstaltung?

Plane für die Prüfung der Matchprofile und die Zusammenstellung der Gesprächsrunden mindestens 2 bis 3 Arbeitstage ein. Bei vielen Anmeldungen sind 5 bis 7 Tage realistischer, besonders wenn Änderungen nach der Bestätigung möglich sind.

Was muss am Tag des Matchmaking-Events zuerst passieren?

Baue Registrierungstisch, Sitzplätze, hohe Tische, Beschilderung und Technik zuerst auf. Sei mindestens 2 Stunden vor dem Einlass vor Ort, damit die Anmeldeliste, Namensschilder, Matchkarten und Getränke rechtzeitig bereitliegen.

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