Zo organiseer je een masterclass zonder last-minute gedoe

Een goede masterclass begint niet bij de koffie, maar bij een vast programma, een bevestigde docent en een duidelijke deelnemerslijst. Werk daarna in deze volgorde: inschrijvingen regelen, inhoud en materialen controleren, techniek testen en pas dan de ruimte en catering voorbereiden. Reserveer op de dag zelf tijd voor ontvangst, badges en vragen van deelnemers. Met dit plan zie je ook welke kleine zaken vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, adapters en een definitieve presentatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Docent en programma bevestigen
3
Deelnemerslijst aanmaken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldbevestigingen versturen
8
Parkeerinformatie delen
9
Programma afdrukken
10
Deelnemersbadges maken
2 personen
11
Presentatie ontvangen
12
Presentatie controleren
13
Werkbladen afdrukken
14
Evaluatieformulieren voorbereiden
15
Catering bestellen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Techniek testen
2 personen
19
Ruimte controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
21
Presentatietafel inrichten
2 personen
22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
23
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
27
Toiletten controleren

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Deelnemers registreren
2 personen
30
Badges uitdelen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Masterclass openen
33
Docent introduceren
34
Presentatie begeleiden
35
Techniek bedienen
36
Werkvormen begeleiden
2 personen
37
Materialen aanvullen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Pauzesnacks serveren
2 personen
40
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
41
Vragenronde begeleiden
42
Afsluiting verzorgen
43
Evaluaties uitdelen
44
Evaluaties innemen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Techniek uitschakelen
2 personen
47
Materialen inpakken
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
52
Overgebleven catering opslaan
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
54
Evaluaties verwerken
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Presentatieklikker
Luidsprekeraantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 3
Plakbandaantal 4
Pennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 45
Naamkaartstandaardsaantal 45

Decoratie

Welkomsbord
Richtingbordjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de docent, locatie en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet de start- en eindtijd, maximale groepsgrootte en uiterste aanmelddatum meteen in de uitnodiging.
Verwerk aanmeldingen dagelijks en vraag dieetwensen direct uit. Stuur uiterlijk 2 dagen voor de masterclass een bevestiging met programma, parkeerinformatie en praktische aankomstgegevens.
Controleer de presentatie minimaal 3 dagen vooraf op de laptop waarop je presenteert. Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, verlengkabels, microfoon en luidspreker samen; een ontbrekende adapter is een veelvoorkomende vertraging.
Print werkbladen, programma's, badges en evaluatieformulieren uiterlijk 1 dag van tevoren. Leg per deelnemer één werkblad en badge klaar en maak extra exemplaren voor last-minute aanmeldingen.
Plan voor de opbouw minstens 90 minuten voor ontvangst. Zet tafels en stoelen klaar, richt de presentatie- en ontvangstbalie in, test de techniek opnieuw en zet koffie, thee en koude dranken pas daarna klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een masterclass organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, docent en programma. Verstuur uitnodigingen zodra die vier onderdelen vaststaan, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en techniekcontrole. Bij een nieuwe locatie of veel apparatuur is 2 uur veiliger, omdat kabels, aansluitingen en de indeling vaak extra tijd kosten.
Wanneer moet je de catering voor een masterclass bestellen?: Bestel catering uiterlijk 7 dagen vooraf, zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Controleer 2 dagen vooraf het definitieve aantal en de verzamelde dieetwensen voordat je de bestelling bevestigt.
Wanneer test je de presentatie en beamer voor een masterclass?: Controleer de presentatie minimaal 3 dagen vooraf en test de volledige set opnieuw op de locatie, uiterlijk 1 dag voor de masterclass. Neem naast de HDMI-kabel ook een HDMI-adapter, verlengkabels en stekkerdozen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.