Cómo organizar una masterclass sin improvisar
Organizar una masterclass requiere coordinar al profesor, los participantes, el contenido y la parte técnica en un orden claro. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el programa; después controla las inscripciones y prepara los materiales. La presentación, las hojas de trabajo y la evaluación deben estar listas antes del montaje. El día del evento, reserva tiempo para probar el proyector, ordenar las mesas y dejar preparada la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar al profesor y el programa
- 3
Crear lista de participantes
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Enviar confirmaciones de inscripción
- 8
Compartir información sobre el aparcamiento
- 9
Imprimir el programa
- 10
Crear credenciales de participantes
2 personas
- 11
Recibir la presentación
- 12
Comprobar la presentación
- 13
Imprimir hojas de trabajo
- 14
Preparar los formularios de evaluación
- 15
Pedir el catering
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Reunir los materiales
2 personas
- 18
Probar la técnica
2 personas
- 19
Comprobar el espacio
2 personas
- 20
Montar mesas y sillas
3 personas
- 21
Montar la mesa de presentación
2 personas
- 22
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 23
Preparar los materiales de trabajo
2 personas
- 24
Preparar café y té
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar snacks para la pausa
2 personas
- 27
Comprobar los baños
Evento
- 28
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 29
Registrar a los participantes
2 personas
- 30
Repartir acreditaciones
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Abrir la masterclass
- 33
Presentar al docente
- 34
Coordinar la presentación
- 35
Operar la técnica
- 36
Coordinar actividades
2 personas
- 37
Reponer materiales
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Servir snacks del descanso
2 personas
- 40
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 41
Moderar la ronda de preguntas
- 42
Gestionar el cierre
- 43
Repartir evaluaciones
- 44
Recoger las evaluaciones
- 45
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 46
Apagar la técnica
2 personas
- 47
Empaquetar materiales
2 personas
- 48
Lavar la vajilla
2 personas
- 49
Recoger la basura
2 personas
- 50
Limpiar el espacio
3 personas
- 51
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 52
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 53
Devolver los objetos prestados
- 54
Procesar las evaluaciones
- 55
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mantelescant. 8
- Taburetescant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Clic de presentación
- Altavozcant. 2
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 45
- Vasoscant. 45
- Platoscant. 45
- Cubiertoscant. 45
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 3
- Cinta adhesivacant. 4
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 45
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 45
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el programa antes de enviar invitaciones. Así puedes indicar desde el principio el horario, el aparcamiento y lo que deben llevar los participantes.
- Controla las inscripciones con una fecha límite concreta, por ejemplo, 7 días antes. Recoge entonces las preferencias dietéticas y envía una confirmación final con la dirección y el acceso.
- Pide la presentación al profesor al menos 3 días antes y pruébala en el portátil y el proyector que usarás. Comprueba también el cable HDMI, los adaptadores, el sonido y el clic de presentación.
- Prepara una carpeta por participante con la credencial, las hojas de trabajo y la información del programa. Imprime algunas copias adicionales, porque suelen aparecer cambios de última hora o asistentes no previstos.
- Haz el montaje como mínimo 2 horas antes de empezar. Deja lista la mesa de recepción, prueba la técnica, coloca los materiales y prepara café, té y bebidas antes de que lleguen los primeros participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una masterclass?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones, profesor, catering y espacio. Deja cerrados los materiales y la presentación durante la última semana.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una masterclass?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes del evento. Envía la confirmación definitiva cuando cierres la lista de participantes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva al menos 2 horas para montar mesas y sillas, preparar la recepción y colocar los materiales. Añade otros 30 minutos si debes instalar proyector, pantalla, micrófono y altavoz.
- ¿Cuándo hay que probar la presentación y el equipo técnico?
- Recibe la presentación como mínimo 3 días antes y haz una prueba completa. El día de la masterclass, repite la comprobación al menos 60 minutos antes de la llegada del grupo.
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