Organiser une masterclass : la méthode, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez d’abord la date, la salle, l’intervenant et le programme. Envoyez les invitations dès que ces quatre éléments sont confirmés, puis fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la masterclass.
• Demandez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 3 à 5 jours avant. Les besoins oubliés le jour même sont difficiles à corriger.
• Recevez la présentation au plus tard 3 jours avant et ouvrez-la sur l’ordinateur qui servira pendant la session. Testez le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, l’adaptateur, le son et le micro sans fil dans la salle prévue.
• Préparez les badges, le programme, les feuilles de travail et les formulaires d’évaluation au moins la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, notamment 5 à 10 % de plus que le nombre d’inscrits.
• Organisez la salle la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, table de présentation, comptoir d’accueil et matériel de travail doivent être en place. Préparez aussi le café, le thé et les boissons avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une masterclass ?

Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour confirmer l’intervenant, le lieu, les inscriptions et la restauration. Gardez les 3 derniers jours pour les vérifications techniques, les impressions et le nombre final de participants.

Quand envoyer les invitations pour une masterclass ?

Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 3 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin de recueillir les régimes alimentaires et d’ajuster les quantités.

Combien de boissons prévoir pour une masterclass ?

Pour le premier créneau, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par personne et par heure selon la durée. Prévoyez davantage d’eau si la salle est chaude ou si la session comporte plusieurs heures de présentation.

Quand tester le matériel audiovisuel d’une masterclass ?

Faites un premier test complet au moins 3 jours avant, avec la présentation définitive. Refaites un contrôle dans la salle 1 à 2 heures avant l’accueil pour vérifier les branchements, le son, le projecteur et les batteries du matériel sans fil.