Eine Masterclass Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Masterclass entscheidet nicht nur der Inhalt über den Ablauf. Du brauchst früh eine bestätigte Abstimmung mit Dozent, Ort und Programm, danach folgen Anmeldungen, Technik, Unterlagen und Catering in der richtigen Reihenfolge. Plane feste Fristen ein, damit Präsentation, Arbeitsblätter und Teilnehmerausweise nicht am Veranstaltungstag fehlen. Am Vorabend prüfst du Raum, Sitzordnung und Technik; am Veranstaltungstag konzentrierst du dich auf Empfang und Durchführung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Dozent und Programm bestätigen
- 3
Teilnehmerliste erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Anmeldebestätigungen versenden
- 8
Parkinformationen teilen
- 9
Programm drucken
- 10
Teilnehmerausweise erstellen
2 Personen
- 11
Präsentation entgegennehmen
- 12
Präsentation prüfen
- 13
Arbeitsblätter ausdrucken
- 14
Evaluierungsformulare vorbereiten
- 15
Catering bestellen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 18
Technik testen
2 Personen
- 19
Raum kontrollieren
2 Personen
- 20
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
- 21
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
- 22
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 23
Arbeitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
- 27
Toiletten kontrollieren
Event
- 28
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 29
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 30
Namensschilder ausgeben
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Masterclass eröffnen
- 33
Lehrkraft vorstellen
- 34
Präsentation moderieren
- 35
Technik bedienen
- 36
Arbeitsformen moderieren
2 Personen
- 37
Materialien auffüllen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 40
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 41
Fragerunde moderieren
- 42
Abschluss organisieren
- 43
Evaluations austeilen
- 44
Auswertungen einsammeln
- 45
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Technik ausschalten
2 Personen
- 47
Materialien einpacken
2 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Raum reinigen
3 Personen
- 51
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 52
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 53
Geliehene Sachen zurückgeben
- 54
Auswertungen verarbeiten
- 55
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- TischdeckenAnz. 8
- HockerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
- Präsentationsklicker
- LautsprecherAnz. 2
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 45
- GläserAnz. 45
- TellerAnz. 45
- BestecksetsAnz. 45
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- ScherenAnz. 3
- KlebebandAnz. 4
- StifteAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 45
- NamenskartenständerAnz. 45
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Ort, Datum, Dozent und Programm zuerst. Verschicke die Einladungen erst, wenn diese vier Punkte feststehen, und setze für Anmeldungen ein klares Enddatum.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Rechne zusätzlich mit einzelnen Nachmeldungen und halte dafür ein bis zwei Portionen zurück.
- Fordere die Präsentation spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Masterclass an. Öffne sie auf dem vorgesehenen Laptop und teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam.
- Drucke Programm, Teilnehmerausweise, Arbeitsblätter und Evaluierungsformulare nicht erst am Morgen. Lege pro angemeldeter Person mindestens einen vollständigen Satz bereit und packe einige zusätzliche Exemplare ein.
- Plane für Aufbau und Technik mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Stelle Tische und Stühle auf, richte Empfangs- und Präsentationstisch ein, fülle Kaffee, Tee und kalte Getränke auf und teste den ersten Präsentationsfolienwechsel.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Masterclass organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Dozent und Programm. Die Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
- Wann sollte man die Präsentation für eine Masterclass prüfen?
- Fordere die finale Datei 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung an. Teste sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop mit Beamer, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker, nicht nur auf deinem eigenen Computer.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Masterclass?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Sitzordnung, Empfang, Materialien, Catering und Technik ein. Bei Mikrofon, Lautsprechern oder mehreren Präsentationsgeräten sind 2 Stunden realistischer.
- Wie viele Unterlagen soll man für eine Masterclass drucken?
- Drucke pro angemeldeter Person einen Satz aus Programm und Arbeitsblättern und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 30 Teilnehmern sind das 32 bis 33 Sätze, damit Nachmeldungen oder beschädigte Blätter kein Problem werden.
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