Masterclass organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een masterclass staat of valt met een strak programma, werkende techniek en deelnemers die vooraf precies weten waar ze moeten zijn. Leg eerst datum, locatie, docent en programma vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en praktische informatie. Regel dieetwensen en catering niet pas op de laatste dag. Controleer presentatie, werkbladen en materialen vooraf en plan op de dag zelf tijd voor ontvangst, techniek en de inrichting van de ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Docent en programma bevestigen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
Parkeerinformatie delen
Programma afdrukken
Deelnemersbadges maken
2 personen
Presentatie ontvangen
Presentatie controleren
Werkbladen afdrukken
Evaluatieformulieren voorbereiden
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Badges uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Masterclass openen
Docent introduceren
Presentatie begeleiden
Techniek bedienen
Werkvormen begeleiden
2 personen
Materialen aanvullen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Afsluiting verzorgen
Evaluaties uitdelen
Evaluaties innemen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
Evaluaties verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Presentatieklikker
Luidsprekeraantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 3
Plakbandaantal 4
Pennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 45
Naamkaartstandaardsaantal 45

Decoratie

Welkomsbord
Richtingbordjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk één week vooraf een technische test met laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, microfoon en presentatieklikker. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn.
Verstuur aanmeldbevestigingen zodra iemand is ingeschreven en deel parkeerinformatie uiterlijk drie dagen voor de masterclass. Zo krijg je minder vragen op de ochtend zelf.
Verzamel dieetwensen vóór je catering bestelt en tel deelnemers, docent en eventuele begeleiders apart mee. Zet koffie, thee, water en koude dranken klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Druk programma, werkbladen, badges en evaluatieformulieren vooraf af en leg ze per deelnemer klaar. Neem enkele extra exemplaren mee voor last-minute aanmeldingen of beschadigde vellen.
Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor ruimte, ontvangstbalie, presentatietafel, tafels, stoelen en werkmaterialen. Test daarna nog één keer beeld en geluid voordat de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een masterclass organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, docent en programma. Verstuur uitnodigingen zodra die onderdelen vaststaan en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de masterclass.
Wanneer moet ik de techniek voor een masterclass testen?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal die op de dag zelf, minimaal 60 minuten voor de start. Controleer niet alleen de beamer, maar ook HDMI-adapter, geluid, microfoon en presentatieklikker.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een masterclass klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, ontvangst, presentatietafel, materialen en catering. Reserveer daarnaast 15 minuten voor een laatste controle van presentatie en geluid.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een masterclass?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf aan de cateraar. Zet koffie, thee en dranken vóór de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.