Checklist para organizar una masterclass paso a paso
Una masterclass necesita más preparación que reservar una sala y confirmar a un profesor. Hay que cerrar el programa, controlar las inscripciones, preparar materiales impresos y probar toda la técnica antes de que llegue el grupo. Esta checklist reúne las tareas del plan en el orden en que suelen hacerse, desde la fecha y la ubicación hasta el café, la recepción y la evaluación final. Úsala para repartir responsabilidades y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Confirmar al profesor y el programa
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones de inscripción
Compartir información sobre el aparcamiento
Imprimir el programa
Crear credenciales de participantes
2 personas
Recibir la presentación
Comprobar la presentación
Imprimir hojas de trabajo
Preparar los formularios de evaluación
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar los materiales de trabajo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar snacks para la pausa
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir café y té
2 personas
Abrir la masterclass
Presentar al docente
Coordinar la presentación
Operar la técnica
Coordinar actividades
2 personas
Reponer materiales
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir snacks del descanso
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Gestionar el cierre
Repartir evaluaciones
Recoger las evaluaciones
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
Procesar las evaluaciones
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mantelescant. 8
- Taburetescant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Clic de presentación
- Altavozcant. 2
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 45
- Vasoscant. 45
- Platoscant. 45
- Cubiertoscant. 45
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 3
- Cinta adhesivacant. 4
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 45
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 45
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación, el profesor y el programa antes de enviar invitaciones. Así las personas reciben desde el principio la información que necesitan para inscribirse.
- Controla las inscripciones en una lista única y pide las preferencias dietéticas durante el registro. Envía la confirmación cuando la plaza esté realmente reservada e incluye la información sobre el aparcamiento.
- Recibe la presentación con antelación y comprueba que se abre correctamente en el portátil de la sala. Prueba el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz, el cable HDMI, los adaptadores y los alargadores antes del día del evento.
- Prepara el material de cada participante al menos el día anterior: credencial, programa, hojas de trabajo y formulario de evaluación. Imprime algunos ejemplares adicionales para cubrir errores, cambios de última hora o asistentes sin documentación.
- Monta la recepción, la mesa de presentación y la sala antes de abrir las puertas. Deja listas las mesas, sillas, materiales, café y té; enfría las bebidas con tiempo para no ocuparte de la cocina mientras llegan los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una masterclass?
- Empieza a cerrar fecha, ubicación, profesor y programa entre 4 y 6 semanas antes. Deja la comprobación técnica, las impresiones y el montaje para las 24 horas previas.
- ¿Qué material técnico hace falta para una masterclass?
- Prepara un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptadores, alargadores y regletas. Si habrá preguntas o un grupo grande, comprueba también el micrófono inalámbrico, el altavoz y el clic de presentación.
- ¿Cuándo hay que enviar las confirmaciones de inscripción?
- Envíalas en un plazo de 24 a 48 horas después de validar cada inscripción. Incluye el horario, la ubicación, el aparcamiento y cualquier indicación necesaria para el acceso.
- ¿Cuándo se prepara el café y el catering de una masterclass?
- Pide el catering con varios días de margen y confirma las cantidades según la lista de participantes. Prepara café y té justo antes de la recepción, y enfría las bebidas entre 1 y 2 horas antes de empezar.
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