Masterclass organiseren: checklist van planning tot ontvangst

Een masterclass vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een programma. Je moet inschrijvingen opvolgen, dieetwensen verzamelen, presentatie en werkbladen controleren en de techniek testen voordat de deelnemers binnenkomen. Plan de voorbereiding in duidelijke fases, zodat je niet op de laatste dag nog badges, parkeerinformatie of kabels moet regelen. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste bevestigingen tot de koffie, materialen en zaalopstelling.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer l’enseignant et le programme
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
Partager les informations de stationnement
Imprimer le programme
Créer les badges des participants
2 personnes
Recevoir la présentation
Vérifier la présentation
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les formulaires d’évaluation
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la masterclass
Présenter l’enseignant
Animer la présentation
Gérer la technique
Animer les activités
2 personnes
Réapprovisionner le matériel
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Assurer la clôture
Distribuer les évaluations
Collecter les évaluations
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Traiter les évaluations
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Nappesqté 8
Tabouretsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Cliqueur de présentation
Haut-parleurqté 2
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 45
Verresqté 45
Assiettesqté 45
Couvertsqté 45
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 3
Ruban adhésifqté 4
Stylosqté 50
Blocs-notesqté 45
Présentoirs pour cartes nominativesqté 45

Décoration

Panneau de bienvenue
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bevestig datum, locatie, docent en programma eerst, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Zonder die vier gegevens kun je uitnodigingen en inschrijvingen niet betrouwbaar uitsturen.
Stuur de aanmeldbevestiging uiterlijk binnen 2 werkdagen na elke inschrijving. Vraag meteen dieetwensen op en deel parkeerinformatie uiterlijk een week voor de masterclass.
Vraag de presentatie minimaal 5 werkdagen vooraf op en controleer haar op beeldverhouding, lettergrootte en ontbrekende video's. Test daarna de laptop, beamer, HDMI-adapter, microfoon en luidspreker in de ruimte.
Druk programma's, badges, werkbladen en evaluatieformulieren niet pas op de ochtend zelf af. Houd voor drukwerk rekening met minstens 10% extra exemplaren boven het verwachte aantal deelnemers.
Zet de ontvangstbalie en materialen minstens 60 minuten voor aanvang klaar. Test koffiezetapparaat en waterkoker, zet dranken koud en leg werkmaterialen per tafel klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Questions fréquentes

Hoe lang van tevoren moet je een masterclass organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, docent en programma. Plan de technische test, het drukwerk en de catering uiterlijk 5 werkdagen voor de masterclass.
Hoeveel drank heb je nodig voor een masterclass?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer, inclusief koffie, thee en water. Voor een masterclass van 20 personen zijn dat dus ongeveer 40 tot 60 drankmomenten, met extra water gedurende de rest van de dag.
Wanneer moet je catering voor een masterclass bestellen?: Bestel de catering minimaal 7 tot 10 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen voor de masterclass door.
Wanneer test je de techniek voor een masterclass?: Test alle apparatuur minimaal 1 werkdag vooraf en nogmaals 60 minuten voor aanvang. Controleer niet alleen de beamer, maar ook de HDMI-kabel, adapter, verlengkabels, stekkerdozen, microfoon en presentatieklikker.

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