Masterclass organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Masterclass steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Dozent braucht ein geprüftes Programm, die Teilnehmenden klare Informationen und der Raum funktionierende Technik. Plane zuerst Termin, Ort und Ablauf, danach Anmeldungen, Unterlagen und Verpflegung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Ausdrucke, Teilnehmerausweise, Präsentation und Techniktest. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Empfang, Kaffee und unerwartete Fragen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Dozent und Programm bestätigen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldebestätigungen versenden
Parkinformationen teilen
Programm drucken
Teilnehmerausweise erstellen
2 Personen
Präsentation entgegennehmen
Präsentation prüfen
Arbeitsblätter ausdrucken
Evaluierungsformulare vorbereiten
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Arbeitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Event
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Namensschilder ausgeben
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Masterclass eröffnen
Lehrkraft vorstellen
Präsentation moderieren
Technik bedienen
Arbeitsformen moderieren
2 Personen
Materialien auffüllen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Fragerunde moderieren
Abschluss organisieren
Evaluations austeilen
Auswertungen einsammeln
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Auswertungen verarbeiten
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- TischdeckenAnz. 8
- HockerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
- Präsentationsklicker
- LautsprecherAnz. 2
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 45
- GläserAnz. 45
- TellerAnz. 45
- BestecksetsAnz. 45
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- ScherenAnz. 3
- KlebebandAnz. 4
- StifteAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 45
- NamenskartenständerAnz. 45
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin, Ort, Dozent und Programm spätestens vier Wochen vorher. Verschicke danach die Einladungen und führe eine Teilnehmerliste mit Anmeldestatus und Ernährungswünschen.
- Sende Anmeldebestätigungen nicht erst kurz vor Beginn. Teile spätestens drei Tage vorher Parkinformationen, Startzeit und den Ablauf mit den angemeldeten Personen.
- Prüfe die Präsentation mindestens zwei Werktage vorher auf dem verwendeten Laptop. Teste dabei Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel, Mikrofon und Präsentationsklicker.
- Drucke Programm, Arbeitsblätter, Teilnehmerausweise und Evaluierungsformulare spätestens am Vortag. Lege zusätzlich einige Reserveexemplare bereit, damit Nachmeldungen nicht zu Engpässen führen.
- Kühle Getränke am Vorabend und bereite Kaffee und Tee so vor, dass beim Einlass alles bereitsteht. Stelle Empfangstheke, Präsentationstisch, Arbeitsmaterialien sowie Tische und Stühle mindestens 60 Minuten vor Beginn auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Masterclass organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Dozent und Programm. Zwei Wochen vorher sollten Einladungen verschickt und Anmeldungen laufend bearbeitet werden.
- Wann sollte ich die Präsentation für eine Masterclass testen?
- Prüfe die Präsentation spätestens zwei Werktage vorher auf dem Veranstaltungs-Laptop. Einen kurzen Funktionstest mit Beamer, HDMI-Adapter, Mikrofon und Lautsprechern machst du zusätzlich am Veranstaltungstag, mindestens 60 Minuten vor Beginn.
- Wie viele Ausdrucke brauche ich für eine Masterclass?
- Plane pro angemeldeter Person ein Programm, einen Teilnehmerausweis und ein Arbeitsblatt ein. Drucke zusätzlich fünf bis zehn Prozent Reserve, damit Nachmeldungen und beschädigte Unterlagen abgedeckt sind.
- Wann sollte das Catering für eine Masterclass bestellt werden?
- Bestelle das Catering etwa sieben bis zehn Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche ausreichend feststehen. Getränke, Kaffee und Tee sollten am Vortag bereitgestellt oder eingekauft werden.
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