Zo organiseer je een marktconsultatie zonder losse eindjes

Een marktconsultatie vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitnodiging en een paar gesprekstafels. Begin met het doel, het programma en de gewenste deelnemers; daarna bouw je de bijeenkomst terug op vanuit de gesprekken die je wilt voeren. Regel sprekers, documenten, locatie en catering ruim vooraf en plan een aparte technische test. Op de dag zelf bepalen registratie, duidelijke bewegwijzering en een strakke gespreksindeling of je bruikbare input krijgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Herinnering versturen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en route delen
8
Sprekers en gespreksleiders bevestigen
2 personen
9
Presentaties en documenten verzamelen
10
Vragen en gespreksthema's voorbereiden
2 personen
11
Gespreksindeling maken
2 personen
12
Locatie reserveren
13
Catering bestellen
14
Techniek testen
2 personen
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Aanwezigheidslijst printen
17
Hand-outs printen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen naar locatie brengen
2 personen
20
Ruimte controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Registratiebalie inrichten
2 personen
23
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

26
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Opening en programma toelichten
31
Presentaties begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pauzehapjes serveren
2 personen
34
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
35
Gespreksnotities verzamelen
3 personen
36
Buffet klaarzetten
3 personen
37
Buffet serveren
4 personen
38
Vragenronde begeleiden
2 personen
39
Laatste vragen registreren
2 personen
40
Afsluiting aankondigen
41
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

42
Eten en drinken opruimen
3 personen
43
Techniek uitschakelen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
2 personen
48
Materialen inpakken
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
50
Aanwezigheidslijst verwerken
51
Gespreksnotities ordenen
2 personen
52
Bedankbericht versturen
53
Terugkoppeling voorbereiden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Flip-oversaantal 6
Flip-overstiftenaantal 12

Kantoorbenodigdheden

Naamkaartjesaantal 80
Etikettenaantal 100
Balpennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 80
Kleefbriefjesaantal 12
Mappenaantal 10
Printpapieraantal 2
Papiertapeaantal 6
Scharenaantal 4
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Tips

Plan de inhoud vóór je de uitnodiging verstuurt. Leg eerst het doel, de gespreksthema’s en de gewenste uitkomst vast; zo kun je deelnemers gericht uitnodigen en de juiste gespreksleiders bevestigen.
Verstuur de uitnodiging zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen en stuur uiterlijk enkele dagen vooraf een herinnering met route, programma en praktische informatie.
Maak de gespreksindeling op basis van het aantal deelnemers en tafels. Houd per gesprek een vaste tijd aan en zorg dat naamkaartjes, notitieblokken, balpennen en kleefbriefjes per tafel klaarliggen.
Test de techniek niet pas bij de start. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers minimaal één werkdag vooraf en neem verlengkabels en stekkerdozen mee.
Richt de ontvangst eerder in dan de zaal. Zet de registratietafel, aanwezigheidslijst en naamkaartjes klaar voordat deelnemers arriveren; hang bewegwijzering op en controleer ook kapstokken, catering en hand-outs.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een marktconsultatie?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, bepaal het programma en nodig deelnemers en sprekers uit. Plan de technische test en het verzamelen van presentaties uiterlijk 1 werkdag voor de bijeenkomst.
Hoeveel deelnemers nodig je uit voor een marktconsultatie?: Dat hangt af van het aantal gesprekstafels en de gewenste groepsgrootte. Reken praktisch met ongeveer 6 tot 10 deelnemers per tafel en nodig 10 tot 20 procent meer mensen uit dan je uiteindelijk nodig hebt, omdat niet iedereen komt.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een marktconsultatie?: Stuur de herinnering 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst. Voeg het definitieve programma, de route, het starttijdstip en eventuele voorbereiding toe. Controleer dan ook of dieetwensen en afmeldingen zijn verwerkt.
Hoeveel tijd moet je op de dag zelf inplannen voor de opbouw?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en controle. In die tijd kun je tafels en stoelen plaatsen, de registratiebalie inrichten, techniek aansluiten, catering klaarzetten en de ruimte controleren voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.