Wat heb je nodig voor een boekenruilbeurs?

Voor een boekenruilbeurs heb je meer nodig dan tafels en boeken. Richt een duidelijke inschrijftafel in, maak genres zichtbaar met gelabelde sorteerbakken en reserveer servies voor het koffie- en drankpunt. Reken per bezoeker op één kopje of glas en neem extra pennen, kleefbriefjes en printpapier mee. Controleer vóór het boodschappen doen ook of de locatie voldoende stopcontacten, koelruimte en zitplaatsen heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Inschrijftafel
Boekenkastenaantal 4
Klapkrukjesaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Welkomstbanner
Slingersaantal 6
Vazenaantal 6
LED-lichtslingersaantal 4

Kantoorbenodigdheden

Sorteerbakkenaantal 24
Labelhoudersaantal 24
Permanentmarkersaantal 12
Pennenaantal 20
Kleefbriefjesaantal 10
Klembordenaantal 4
Printpapier
Plakbandrollenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Kristalsuiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater - 12 flessen
- Bruiswater - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoutjesmix - 3 zakken
- Ongezouten noten - 2 zakken
- Rijstwafels - 4 pakken
- Volkoren crackers - 4 pakken
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Hummus - 6 bakjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Roomkaas - 6 bakjes
- Roomboter - 2 pakken
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Appels - 6 kilo
- Bananen - 4 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Koekjes - 6 pakken
- Vegan koekjes - 3 pakken
- Stroopwafels - 5 pakken
- Mini-muffins - 5 dozen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Papieren handdoekjes - 4 pakken

Tips

Neem per verwachte bezoeker één kopje of glas, plus ongeveer 10 procent extra. Voor 40 bezoekers betekent dat 44 stuks, zodat je niet direct hoeft af te wassen.
Plan voor de inschrijftafel minimaal twee pennen, één klembord en extra kleefbriefjes. Leg de ruilkaarten en eventuele uitleg geprint klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Gebruik per genre minstens één gelabelde sorteerbak en neem twee extra bakken mee voor boeken die nog gecontroleerd of verkeerd gesorteerd zijn. Labelhouders en permanentmarkers voorkomen onleesbare aanduidingen.
Zet koffiezetapparaten en waterkokers op aparte stekkerdozen wanneer dat op de locatie kan. Neem per gebruikt apparaat een verlengsnoer mee en test de aansluitingen vóór de deuren opengaan.
Koel dranken minimaal 2 uur vooraf in koelboxen en zet waterkannen op het drankpunt. Serveerbladen, borden en bestek worden vaak vergeten wanneer hapjes pas op de dag zelf worden klaargezet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een boekenruilbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor 30 bezoekers gedurende 3 uur komt dat neer op circa 120 warme of koude drankjes; pas dit aan op de geplande openingstijd.
Hoeveel sorteerbakken heb ik nodig voor een boekenruilbeurs?: Neem minimaal één sorteerbak per gekozen genre en voeg 2 extra bakken toe voor boeken die nog gecontroleerd of verkeerd ingedeeld zijn. Bij 8 genres kom je dus uit op minstens 10 bakken.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een boekenruilbeurs?: Voor bezoekers die blijven lezen of wachten kun je rekenen op 1 stoel per 4 bezoekers, naast eventuele klapkrukjes. Gebruik minimaal één inschrijftafel en plan per 20 tot 25 bezoekers ongeveer één extra tafel voor het sorteren of uitstalllen van boeken.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een boekenruilbeurs doen?: Haal houdbare artikelen, printpapier, labels en kantoorbenodigdheden uiterlijk 3 dagen vooraf. Koop gekoelde dranken en verse hapjes 1 dag vooraf en zet de dranken minimaal 2 uur voor aanvang koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.