Marktberatung organisieren: Der Ablauf von der Planung bis zum Abschluss

Eine Marktberatung gelingt, wenn Ziel, Teilnehmende und Gesprächsablauf früh feststehen. Beginne mit dem Programm und der Teilnehmerliste, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Referenten, Unterlagen und die Gesprächsplanung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen getesteten Technikaufbau, eine klare Registrierung und ausreichend Zeit für Raumkontrolle und Beschilderung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ziel und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Erinnerung senden
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm und Route teilen
8
Referenten und Moderatoren bestätigen
2 Personen
9
Präsentationen und Dokumente sammeln
10
Fragen und Gesprächsthemen vorbereiten
2 Personen
11
Gesprächsplanung erstellen
2 Personen
12
Location reservieren
13
Catering bestellen
14
Technik testen
2 Personen
15
Namensschilder erstellen
2 Personen
16
Anwesenheitsliste drucken
17
Handouts drucken
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
20
Raum kontrollieren
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
22
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
23
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
24
Catering bereitstellen
3 Personen
25
Beschilderung aufhängen
2 Personen

Event

26
Empfangstheke besetzen
2 Personen
27
Teilnehmer registrieren
2 Personen
28
Namensschilder verteilen
29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
30
Eröffnung und Programm erläutern
31
Präsentationen betreuen
2 Personen
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Pausensnacks servieren
2 Personen
34
Gesprächstische begleiten
6 Personen
35
Gesprächsnotizen sammeln
3 Personen
36
Buffet vorbereiten
3 Personen
37
Buffet servieren
4 Personen
38
Fragerunde moderieren
2 Personen
39
Letzte Fragen erfassen
2 Personen
40
Abschluss ankündigen
41
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

42
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
43
Technik ausschalten
2 Personen
44
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
45
Abfall sammeln
2 Personen
46
Geschirr abwaschen
2 Personen
47
Raum reinigen
2 Personen
48
Materialien einpacken
2 Personen
49
Geliehene Sachen zurückgeben
50
Anwesenheitsliste bearbeiten
51
Gesprächsnotizen ordnen
2 Personen
52
Dankesnachricht versenden
53
Rückmeldung vorbereiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeekannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-MarkerAnz. 12

Büromaterial

NamensschilderAnz. 80
EtikettenAnz. 100
KugelschreiberAnz. 80
NotizblöckeAnz. 80
KlebezettelAnz. 12
OrdnerAnz. 10
DruckpapierAnz. 2
PapierklebebandAnz. 6
ScherenAnz. 4
HinweispfeileAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
Einkäufe

Tipps

Lege Ziel und Programm mindestens 4 Wochen vorher fest. Plane dabei feste Zeiten für Vorträge, moderierte Gespräche und Pausen ein, damit die Gesprächsplanung nicht erst am Veranstaltungstag entsteht.
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor der Marktberatung und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vorher. So bleiben dir mindestens 5 Tage, um Erinnerungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
Fordere Präsentationen, Dokumente und Fragen spätestens 3 Tage vorher an. Sammle alles in einem Ordner und speichere die Präsentationen zusätzlich auf dem Laptop, statt dich auf einzelne E-Mail-Anhänge zu verlassen.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Prüfe am Veranstaltungsort zusätzlich Verlängerungskabel, Steckdosen und die Lautstärke im hinteren Teil des Raums.
Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Stelle Registrierungstisch, Tische, Stühle und Buffet auf, hänge Wegweiser auf und lege Namensschilder, Anwesenheitsliste, Handouts, Kugelschreiber und Notizblöcke bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Marktberatung planen?: Starte 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Ziel, Programm, Location und Teilnehmerliste. Referenten, Catering und Technik sollten spätestens 2 Wochen vorher bestätigt sein.
Wann verschickt man die Einladungen zur Marktberatung?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Anmeldefrist auf 7 Tage vor der Veranstaltung, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche noch zuverlässig an Catering und Moderation weitergeben kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Marktberatung?: Rechne mit mindestens 90 Minuten für Raum, Registrierung, Catering, Beschilderung und Technik. Wenn Beamer, Funkmikrofone oder Lautsprecher erstmals vor Ort eingesetzt werden, plane zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Test ein.
Wann sollte die Technik für eine Marktberatung getestet werden?: Teste die gesamte Präsentationstechnik 2 Tage vorher und wiederhole die Kontrolle am Veranstaltungstag. Halte HDMI-Kabel und Verlängerungskabel bereit und speichere die Präsentationen zusätzlich lokal auf dem Laptop.

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