Cómo organizar una consulta del mercado paso a paso
Una consulta del mercado necesita más que convocar participantes: hay que ordenar las conversaciones, confirmar a quienes intervienen y preparar la información con tiempo. Empieza por definir el objetivo y el programa, y después cierra participantes, lugar y necesidades técnicas. La inscripción te permitirá ajustar el catering y la distribución de las mesas. El día del encuentro, reserva al menos una hora para montar el registro, probar el equipo y comprobar que la señalización se entiende.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir objetivo y programa
2 personas
- 2
Elaborar la lista de participantes
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Enviar recordatorio
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Compartir el programa y la ruta
- 8
Confirmar ponentes y moderadores
2 personas
- 9
Recopilar presentaciones y documentos
- 10
Preparar preguntas y temas de conversación
2 personas
- 11
Hacer la distribución de las conversaciones
2 personas
- 12
Reservar el lugar
- 13
Pedir el catering
- 14
Probar la técnica
2 personas
- 15
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 16
Imprimir la lista de asistencia
- 17
Imprimir handouts
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 20
Comprobar el espacio
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 22
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 23
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 24
Preparar la restauración
3 personas
- 25
Colgar la señalización
2 personas
Evento
- 26
Atender la recepción
2 personas
- 27
Registrar a los participantes
2 personas
- 28
Repartir las tarjetas con nombres
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Explicar la apertura y el programa
- 31
Coordinar presentaciones
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 34
Coordinar mesas de conversación
6 personas
- 35
Recopilar notas de conversación
3 personas
- 36
Preparar el buffet
3 personas
- 37
Servir el bufé
4 personas
- 38
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 39
Registrar las últimas preguntas
2 personas
- 40
Anunciar el cierre
- 41
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 42
Recoger comida y bebida
3 personas
- 43
Apagar la técnica
2 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 45
Recoger la basura
2 personas
- 46
Lavar la vajilla
2 personas
- 47
Limpiar el espacio
2 personas
- 48
Empaquetar materiales
2 personas
- 49
Devolver los objetos prestados
- 50
Procesar la lista de asistencia
- 51
Organizar las notas de la conversación
2 personas
- 52
Enviar mensaje de agradecimiento
- 53
Preparar la retroalimentación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras para servircant. 6
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Pizarras de hojascant. 6
- Rotuladores para pizarracant. 12
Material de oficina
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Etiquetascant. 100
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Notas adhesivascant. 12
- Carpetascant. 10
- Papel de impresióncant. 2
- Cinta de papelcant. 6
- Tijerascant. 4
- Flechas para señalizacióncant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 6
- Compras
Consejos
- Cierra el objetivo y el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la ruta, los horarios y el formato de las conversaciones para que los participantes sepan qué preparar.
- Envía el recordatorio entre 3 y 5 días antes y pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción. Usa el número final de inscritos para ajustar el catering y la disposición de mesas y sillas.
- Confirma a ponentes y moderadores al menos 7 días antes. Recopila sus presentaciones y documentos con una fecha límite concreta, por ejemplo, 3 días antes del encuentro.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas. No des por hecho que el lugar dispone de conexiones suficientes.
- Llega 60 minutos antes para colocar la mesa de registro, las tarjetas con nombres, la lista de asistencia, los handouts y la señalización. Deja juntos los materiales de cada conversación para no perder tiempo durante los cambios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una consulta del mercado?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar un lugar. Deja cerrados el programa y las invitaciones con al menos 2 semanas de margen.
- ¿Cuándo se debe enviar el recordatorio a los participantes?
- Envíalo entre 3 y 5 días antes del encuentro. Incluye el programa, la ruta, el horario de llegada y cualquier indicación sobre documentos o preparación previa.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering?
- Confirma el pedido cuando se cierre la inscripción y revisa el número final 2 o 3 días antes. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido para evitar cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el espacio?
- Reserva al menos 60 minutos antes del inicio. Ese tiempo permite colocar mesas y sillas, montar el registro, preparar la restauración, conectar la presentación y comprobar los micrófonos.
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