Organiser une consultation du marché, étape par étape

Une consultation du marché réussie repose sur un déroulé précis, des échanges bien préparés et une logistique qui ne ralentit pas les participants. Commencez par définir l’objectif et le programme, puis avancez dans l’ordre : invitations, inscriptions, intervenants, documents, espace et technique. Les oublis se concentrent souvent dans les derniers jours, notamment les besoins alimentaires, les badges, les câbles et les supports imprimés. Ce plan vous aide à garder une vue d’ensemble jusqu’à l’accueil sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif et le programme
2 personnes
2
Établir la liste des participants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Envoyer un rappel
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Partager le programme en route
8
Confirmer les intervenants et les animateurs
2 personnes
9
Rassembler les présentations et les documents
10
Préparer les questions et les sujets de conversation
2 personnes
11
Établir l'agencement des espaces de discussion
2 personnes
12
Réserver le lieu
13
Commander le catering
14
Tester la technique
2 personnes
15
Créer des badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer la liste de présence
17
Imprimer les handouts
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
20
Vérifier l’espace
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
22
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
23
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
25
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

26
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Enregistrer les participants
2 personnes
28
Distribuer les badges
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Présenter l’ouverture et le programme
31
Animer les présentations
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir les en-cas de pause
2 personnes
34
Animer les tables de discussion
6 personnes
35
Rassembler les notes de discussion
3 personnes
36
Mettre le buffet en place
3 personnes
37
Servir le buffet
4 personnes
38
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
39
Enregistrer les dernières questions
2 personnes
40
Annoncer la clôture
41
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

42
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
43
Éteindre la technique
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Nettoyer l’espace
2 personnes
48
Emballer le matériel
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
50
Traiter la liste de présence
51
Classer les notes de discussion
2 personnes
52
Envoyer un message de remerciement
53
Préparer le retour
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 6
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chevaletsqté 6
Feutres pour paperboardqté 12

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 80
Étiquettesqté 100
Stylos à billeqté 80
Blocs-notesqté 80
Post-itqté 12
Classeursqté 10
Papier d’impressionqté 2
Ruban de papierqté 6
Ciseauxqté 4
Flèches de signalisationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Courses

Conseils

Fixez l’objectif, le programme et les sujets de conversation avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent savoir ce qui est attendu d’eux et combien de temps durera chaque séquence.
Suivez les inscriptions dans une liste unique et envoyez un rappel quelques jours avant la rencontre. Profitez-en pour recueillir les besoins alimentaires, souvent transmis trop tard au traiteur.
Confirmez les intervenants et les animateurs au moins une semaine avant l’événement, puis rassemblez leurs présentations et documents au même endroit. Prévoyez une version finale sur l’ordinateur portable, plutôt que de dépendre d’un envoi de dernière minute.
Testez la technique dans la configuration réelle : vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Gardez au moins un câble de rechange et vérifiez que les prises restent accessibles après l’installation des tables.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : table d’inscription, liste de présence imprimée, badges, signalisation et porte-manteaux. Installez ensuite les tables de discussion, les chaises et le buffet afin que les flux ne se croisent pas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une consultation du marché ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes inscrites entre 3 et 5 jours avant, avec le programme, les informations pratiques et une demande de confirmation.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures sur place pour vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, préparer l’inscription, brancher la présentation et mettre en place le traiteur. Ajoutez 30 minutes si la technique ou l’agencement est complexe.
Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?: Collectez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 5 jours avant la consultation. Recomptez ensuite les participants confirmés 48 heures avant la rencontre.
Que faut-il vérifier avant le début de la consultation du marché ?: Faites une vérification finale 30 minutes avant l’accueil : présence des intervenants, liste de présence, badges, documents, signalisation, boissons, matériel de présentation et fonctionnement des microphones.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.