Checklist voor een goed georganiseerde boekenruilbeurs

Een boekenruilbeurs staat of valt met een duidelijke ruilmethode en een logische indeling. Leg eerst vast wie boeken mag inbrengen, hoeveel exemplaren iemand kan meenemen en wat er met achterblijvende boeken gebeurt. Regel daarna de locatie, promotie en vrijwilligers, zodat je op de dag zelf niet tegelijk hoeft te sorteren, inschrijven en koffie te schenken. Reserveer in de laatste week tijd om boeken op genre en staat te controleren en alles per tafel klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Ruilregels vastleggen
2 personen
Bezoekersdoelgroep bepalen
2 personen
Promotieposter maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Locatie en sleutel bevestigen
Inzamelpunt voor boeken openen
2 personen
Boeken op genre sorteren
4 personen
Boeken op staat controleren
3 personen
Sorteerbakken labelen
2 personen
Ruilkaarten en bewegwijzering printen
Boodschappen doen
2 personen
Boeken naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Sorteerbakken plaatsen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ruilregels zichtbaar ophangen
Boekentafels controleren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aangebrachte boeken registreren
3 personen
Bezoekers ruilregels uitleggen
2 personen
Boeken bij de juiste tafel plaatsen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Boekentafels netjes houden
3 personen
Nieuwe boeken tussentijds sorteren
2 personen
Laatste ruilronde aankondigen
Overgebleven boeken apart zetten
3 personen

Nazorg

Boeken en materialen inpakken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Sleutel en locatie opleveren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boeken afhandelen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Inschrijftafel
Boekenkastenaantal 4
Klapkrukjesaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Welkomstbanner
Slingersaantal 6
Vazenaantal 6
LED-lichtslingersaantal 4

Kantoorbenodigdheden

Sorteerbakkenaantal 24
Labelhoudersaantal 24
Permanentmarkersaantal 12
Pennenaantal 20
Kleefbriefjesaantal 10
Klembordenaantal 4
Printpapier
Plakbandrollenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inzameling minstens 2 weken vooraf en geef bezoekers een duidelijke deadline. Zo kun je boeken nog sorteren en exemplaren met schade apart leggen voordat de beurs begint.
Maak de ruilregels kort genoeg voor één A4. Vermeld bijvoorbeeld hoeveel boeken iemand mag brengen en meenemen, of reserveren is toegestaan en wat er met overgebleven boeken gebeurt.
Zet per hoofdgenre een gelabelde sorteerbak klaar en houd daarnaast één bak voor twijfelgevallen. Met labelhouders en permanentmarkers pas je de indeling op de dag zelf snel aan.
Plan minimaal 3 rollen tijdens de opening: iemand bij de inschrijftafel, iemand die de boekentafels aanvult en iemand voor koffie en vragen. Bij meer dan 40 bezoekers zijn 4 tot 5 vrijwilligers praktischer.
Test geluidsapparatuur, koffiezetapparaten en verlengsnoeren uiterlijk de dag ervoor. Zet dranken pas kort voor aanvang koud en leg bewegwijzering bij de ingang, inschrijftafel en ruiltafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenruilbeurs organiseren?: Begin 6 weken vooraf met de locatie, doelgroep en ruilregels. Start de boekinzameling en promotie ongeveer 3 weken voor de beurs, zodat je nog tijd hebt om te sorteren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boekenruilbeurs?: Reken op 3 vrijwilligers voor een kleine beurs tot ongeveer 40 bezoekers: één bij de inschrijving, één bij de boeken en één bij het drankpunt. Voor elke 20 extra bezoekers is een extra paar handen verstandig.
Wanneer moet ik de ingezamelde boeken sorteren?: Sorteer de boeken uiterlijk 2 dagen voor de beurs op genre en staat. Houd op de dag zelf nog 30 tot 60 minuten vrij om nieuwe inbreng te controleren en de tafels aan te vullen.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenruilbeurs?: Gebruik minimaal 1 tafel voor inschrijving, 1 tafel voor koffie en drank en 1 tafel per 20 tot 30 boeken. Voor een overzichtelijke beurs met 100 boeken kom je daardoor meestal uit op 6 tot 7 tafels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.