Checklist voor een goed georganiseerd marketingcongres

Een marketingcongres organiseren vraagt meer dan een locatie en een programma. Je moet sprekers op tijd vastleggen, aanmeldingen en dieetwensen bijhouden en techniek testen voordat de eerste presentatie begint. Deze checklist geeft je de volgorde van voorbereiding tot opbouw op locatie. Let vooral op onderdelen die vaak pas op de congresdag zichtbaar worden: ontbrekende presentaties, te weinig naamkaartjes, onduidelijke parkeerinformatie of een registratiebalie zonder actuele bezoekerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotiecampagne publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Parkeerinformatie versturen
Programma online publiceren
Naamkaartjes ontwerpen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Hand-outs afdrukken
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Sprekersbriefing versturen
Catering aantallen doorgeven
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podium klaarzetten
3 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Hand-outs klaarleggen
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Wifi en stroom testen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
Laatste consumpties uitserveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inladen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's en presentaties delen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Statafelsaantal 10
Registratietafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Podiumdelenaantal 4
Katheder
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieclickersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Usb-sticksaantal 6
Wifi-router
Laptopladersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Waterkaraffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Buffetkommenaantal 12
Thermometeraantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 110
Congresbadgesaantal 110
Tafelkledenaantal 14
Podiumachterdoek
Bewegwijzeringsbordenaantal 10
Programmabannersaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Pennenbakjesaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle niet op de ochtend zelf. Test beamer, projectieschermen, presentatielaptops, microfoons, luidsprekers en presentatieclickers uiterlijk één werkdag vooraf en controleer ook alle benodigde verlenghaspels en stekkerdozen.
Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 7 dagen voor het congres op. Zet de definitieve bestanden op de presentatielaptops en bewaar een kopie op minimaal 2 usb-sticks.
Sluit de registratiegegevens 2 tot 3 werkdagen vooraf af. Werk de bezoekerslijst bij, druk naamkaartjes en maak aparte aantallen voor catering en eventuele dieetwensen.
Stuur parkeerinformatie en het online programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar bezoekers. Vermeld ook het aanvangstijdstip, zodat de registratiebalie niet alle bezoekers tegelijk hoeft te verwerken.
Maak voor de opbouw een indeling met congresstoelen, tafels, statafels, podiumdelen, katheder en garderoberekken. Leg daarnaast servies per onderdeel klaar: koffie- en waterglazen, diner- en dessertborden, bestek en serveerbladen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een marketingcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en leg datum en programma eerst vast; benader daarna sprekers en start de uitnodigingen zodra het programma voldoende staat.
Wanneer moet ik sprekers voor een marketingcongres bevestigen?: Bevestig sprekers uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf en stuur de briefing ongeveer 7 dagen voor het congres. Vraag dan ook hun definitieve presentatie, spreektijd en technische wensen op.
Wanneer geef ik de catering aantallen door voor een congres?: Geef een voorlopige inschatting 2 tot 3 weken vooraf door en bevestig het definitieve aantal 2 tot 3 werkdagen voor het congres. Gebruik daarvoor de actuele aanmeldingen en de verzamelde dieetwensen.
Wanneer test ik de techniek voor een marketingcongres?: Voer een volledige test uiterlijk één werkdag vooraf uit. Controleer per presentatie de laptop, beamer, scherm, clicker, microfoon en het geluid, en houd reservekabels en usb-sticks beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.