Checklist para organizar un congreso de marketing

Un congreso de marketing necesita coordinación entre ponentes, asistentes, proveedores y equipo técnico. Empieza por reservar el lugar, fijar la fecha y cerrar el programa antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que gestionar invitaciones, promoción, catering, presentaciones y necesidades audiovisuales. Esta checklist reúne el trabajo previo y los preparativos del día del congreso, incluidos los detalles que suelen quedarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar la campaña promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Enviar la información de aparcamiento
Publicar el programa en línea
Diseñar tarjetas de nombre
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Imprimir folletos
2 personas
Actualizar la lista de visitantes
Enviar briefing a los ponentes
Comunicar las cantidades de catering
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el escenario
3 personas
Montar la sala de oradores
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar las acreditaciones
2 personas
Dejar listos los folletos
2 personas
Montar la zona de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Conectar el proyector
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar wifi y corriente
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Anunciar a los ponentes
Gestionar las presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Coordinar el momento de networking
3 personas
Servir las últimas consumiciones
3 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Cargar los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos y presentaciones
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 110
Mesascant. 14
Mesas altascant. 10
Mesa de registrocant. 2
Sillas para ponentescant. 6
Piezas de escenariocant. 4
Atril
Percheroscant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Clickers de presentacióncant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 6
Router wifi
Cargadores de portátilcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Juegos de cubiertos para cenacant. 120
Cucharonescant. 12
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencos para buffetcant. 12
Termómetrocant. 2

Decoración

Portanombrescant. 110
Credenciales del congresocant. 110
Mantelescant. 14
Telón de fondo del escenario
Carteles de señalizacióncant. 10
Banners del programacant. 4
Arreglos floralescant. 8
Portalápicescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de publicar la campaña: confirma a cada ponente y reserva tiempo para revisar sus presentaciones antes del evento.
Abre el formulario de inscripción con una pregunta sobre preferencias dietéticas y usa las respuestas para comunicar al catering las cantidades definitivas.
Envía la información de aparcamiento junto con la confirmación de inscripción, no el día anterior; los asistentes necesitan tiempo para planificar su llegada.
Prepara una copia de cada presentación en un portátil y en una memoria USB. Comprueba el proyector, las pantallas, los micrófonos y el clicker antes de abrir la sala.
Monta el mostrador de registro con la lista de visitantes y las tarjetas de nombre antes de la llegada del primer asistente. Reserva al menos 30 minutos para colocar mesas, sillas y materiales.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo reservar el lugar para un congreso de marketing?: Reserva el lugar en cuanto tengas una fecha provisional y una estimación de asistentes. Hazlo como mínimo 3 meses antes para disponer de tiempo para contratar la técnica, el catering y el mobiliario.
¿Cuándo se deben confirmar los ponentes de un congreso?: Confirma a los ponentes antes de abrir el formulario de inscripción y, preferiblemente, entre 8 y 12 semanas antes del congreso. Envía el briefing y solicita las presentaciones al menos 7 días antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que cerrar el catering?: Comunica al catering las cantidades definitivas entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas una previsión fiable de asistentes y preferencias dietéticas. Mantén una pequeña reserva para cambios de última hora.
¿Cuándo hay que abrir el registro de asistentes?: Abre el mostrador de registro entre 30 y 45 minutos antes del inicio del programa. Ten preparada la lista de visitantes, las tarjetas de nombre y los materiales para evitar colas durante la llegada.

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