Marketingkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Programm und Location zuerst fest. Versende Einladungen erst, wenn die wichtigsten Programmpunkte und Referenten bestätigt sind, damit du nicht mehrfach nachbessern musst.
• Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Gib dem Catering die endgültige Personenzahl spätestens einige Tage vor dem Kongress durch.
• Fordere Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag an. Sammle die Dateien vorab, prüfe sie auf Format und Ton und speichere eine Kopie auf einem USB-Stick sowie auf dem Präsentationslaptop.
• Teste die Technik vor dem Einlass komplett: Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker und WLAN müssen gemeinsam funktionieren. Plane mindestens 60 Minuten für den Technikcheck ein.
• Richte die Registrierung vor dem ersten Programmpunkt vollständig ein. Lege Namensschilder, Besucherliste und Materialien bereit und stelle Tische, Kongressstühle, Stehtische und Garderobenständer so auf, dass der Eingangsbereich frei bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Marketingkongress organisieren?

Beginne mindestens 12 bis 16 Wochen vorher mit Location, Termin und Programm. Referenten, Catering und Technik solltest du danach möglichst innerhalb der nächsten 2 bis 4 Wochen fest buchen.

Wann sollte die Anmeldung für einen Marketingkongress öffnen?

Öffne das Anmeldeformular idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 4 Wochen für Bewerbung, Rückfragen und die laufende Aktualisierung der Besucherliste.

Wie viele Präsentationslaptops und Beamer braucht ein Marketingkongress?

Plane mindestens einen Präsentationslaptop und einen Beamer pro aktiv genutztem Vortragsraum ein. Für einen Kongress mit nur einem Saal reicht meist ein zusätzliches Ersatzgerät, sofern die Präsentationen vorher geprüft wurden.

Wann muss man die Präsentationen der Referenten einsammeln?

Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen. So bleibt Zeit, fehlende Schriften, Videos oder Adapter vor dem Aufbau zu klären.

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