Checklist pour organiser un congrès marketing

Un congrès marketing demande un suivi précis, car le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique avancent en parallèle. Cette checklist vous aide à organiser les étapes dans le bon ordre, du choix du lieu jusqu’à l’installation du comptoir d’inscription. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, présentations, badges, parking et quantités à transmettre au traiteur. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier l’avancement avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la campagne promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Envoyer les infos de parking
Publier le programme en ligne
Concevoir les badges nominatifs
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer les documents
2 personnes
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer le briefing des intervenants
Communiquer les quantités au traiteur
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la scène
3 personnes
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Animer le moment de networking
3 personnes
Servir les dernières consommations
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos et les présentations
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Tables hautesqté 10
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Éléments de podiumqté 4
Pupitre
Portantsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueurs de présentationqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 6
Routeur wifi
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d'eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Saladiers pour buffetqté 12
Thermomètreqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 110
Badges du congrèsqté 110
Nappesqté 14
Fond de scène
Panneaux de signalisationqté 10
Bannières du programmeqté 4
Compositions floralesqté 8
Pots à stylosqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de lancer les invitations : prévoyez ensuite au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et diffuser la campagne promotionnelle.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez les quantités définitives au traiteur quelques jours avant le congrès. Gardez une liste à jour pour éviter de servir un menu inadapté.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations, puis vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur scène. Prévoyez des clés USB et des chargeurs, car les versions envoyées au dernier moment posent souvent problème.
Testez la chaîne technique avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écrans, microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, cliqueur, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble.
Préparez les badges, la liste des visiteurs et les informations de parking avant l’ouverture des portes. Installez le comptoir d’inscription, les tables et les chaises suffisamment tôt pour garder au moins 30 minutes de marge.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès marketing ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour un congrès marketing de taille courante. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et organiser le catering et la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès marketing ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et les premiers éléments du programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le congrès.
Quand faut-il confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Communiquez une estimation lors de la réservation, puis confirmez les quantités finales 3 à 5 jours avant le congrès. À ce moment-là, ajoutez les régimes alimentaires et les allergies recueillis dans le formulaire d’inscription.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer la salle ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Gardez ensuite 30 minutes pour tester les présentations, les microphones, le vidéoprojecteur, les badges et le comptoir d’inscription.

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