Marathon organiseren: checklist van vergunning tot finish

Een marathon organiseren begint niet bij de startboog, maar bij vergunningen, route en veiligheid. Leg het parcours vast, dien het verkeersplan in en reserveer tijdig medische ondersteuning, verkeersregelaars en tijdregistratie. Daarna volgen inschrijvingen, deelnemerscommunicatie en de indeling van vrijwilligers. Op de wedstrijddag heb je niet alleen startnummers en medailles nodig, maar ook duidelijke routebordjes, water, bekers, portofoons en een plan voor bagage en afval.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Routevergunning aanvragen
Parcours definitief vastleggen
3 personen
Verkeersplan indienen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Tijdregistratie reserveren
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
Verkeersregelaars vastleggen
2 personen
Toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Website met informatie publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
3 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Startnummers ontwerpen
2 personen
Startnummers afdrukken
3 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Routebordjes voorbereiden
3 personen
Startpakketten samenstellen
6 personen
Prijzen en medailles controleren
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Koelmaterialen vullen
3 personen
Startpakketten klaarzetten
5 personen
Locatie markeren
3 personen
Materiaal naar route brengen
5 personen
Startboog opbouwen
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Startvakken afzetten
5 personen
Inschrijfbalies opstellen
4 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
8 personen
Bevoorradingsposten opbouwen
12 personen
EHBO-posten inrichten
4 personen
Toiletten plaatsen
4 personen
Afvalpunten plaatsen
5 personen
Dranken koelen
5 personen

Event

Startpakketten uitdelen
8 personen
Deelnemers registreren
6 personen
Laatste parcourscontrole uitvoeren
6 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Startvakken begeleiden
8 personen
Startschot begeleiden
5 personen
Verkeersafzettingen bewaken
20 personen
Dranken uitdelen
12 personen
Fruit uitdelen
8 personen
Energieproducten uitdelen
8 personen
Dranken bijvullen
8 personen
Afvalpunten legen
6 personen
Parcours vrijhouden
6 personen
Tussenstanden controleren
3 personen
Deelnemers opvangen
8 personen
Medailles uitreiken
5 personen
Finishdranken serveren
6 personen
Herstelvoeding serveren
8 personen
Bagage-uitgifte uitvoeren
6 personen
Gevonden voorwerpen registreren
2 personen
Finishzone schoonhouden
5 personen
Laatste lopers begeleiden
4 personen
Uitslag publiceren
2 personen

Nazorg

Routeafzettingen verwijderen
12 personen
Bewegwijzering ophalen
8 personen
Bevoorradingsposten afbreken
10 personen
Start- en finishboog afbreken
6 personen
Tafels en hekken afbreken
8 personen
Materiaal inventariseren
3 personen
Afval verzamelen
8 personen
Locatie schoonmaken
8 personen
Servies en koelboxen reinigen
4 personen
Gehuurd materiaal retourneren
4 personen
Verkeersmaterialen retourneren
3 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 20
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 8
Dranghekkenaantal 120
Afzethekkenaantal 80

Apparatuur

Startboog
Finishboog
Tijdregistratiesysteem
Portofoonsaantal 20
Megafonenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 80
Kilometeraanduidingenaantal 43
Pijlbordjesaantal 60
Startnummersaantal 1200
Startnummerbandenaantal 1200
Finishermedaillesaantal 1200
Startlintenaantal 6
Bagagelabelsaantal 1200
Bagagekrattenaantal 40
Koelboxenaantal 18
Waterjerrycansaantal 30
Drinkbekersaantal 15000
Sponsenaantal 3000
Isolatiedekensaantal 300
Parcourskaartenaantal 50

Servies

Mokjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Waterkannenaantal 30
Schenkkommenaantal 20
Snijplankenaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Batterijlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 45
Afvalgrijpersaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 8
Handzeepdispensersaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór je de inschrijvingen opent. De routevergunning, het definitieve parcours en het verkeersplan hangen samen; wijzigingen in de route kunnen daardoor meerdere aanvragen opnieuw nodig maken.
Plan minstens één briefing voor vrijwilligers en geef per post een tijdstip, taak en contactpersoon. Verzorgingsposten, routeposten en de finish moeten niet alleen bemand zijn, maar ook bereikbaar blijven via portofoons of telefoonnummers.
Controleer de routebordjes op volgorde en zichtbaarheid voordat ze naar het parcours gaan. Gebruik naast pijlbordjes ook kilometeraanduidingen en houd een parcourskaart bij voor de ploeg die opbouwt en de ploeg die afbreekt.
Maak de deelnemersadministratie eerder definitief dan je denkt. Verzamel dieetwensen, verwerk aanmeldingen, druk startnummers en bevestig deelnemers uiterlijk enkele dagen voor de marathon, zodat ontbrekende gegevens niet op de wedstrijddag moeten worden opgelost.
Leg koelboxen, waterjerrycans, drinkbekers, sponsen en isolatiedekens per verzorgingspost klaar. Tel daarnaast de medailles, startpakketten en bagagelabels vóór vertrek; een tekort aan één klein onderdeel vertraagt direct de uitgifte of finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een marathon organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met route, vergunningen en start- en finishlocatie. Reserveer tijdregistratie, medische ondersteuning en verkeersregelaars zodra de datum en het parcours voorlopig vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een marathon?: Dat hangt af van de route en het aantal verzorgingsposten, maar plan naast de vaste posten ook een reserveploeg. Maak de indeling uiterlijk 2 tot 4 weken vooraf en houd op de wedstrijddag extra mensen beschikbaar voor uitval en verplaatsingen.
Wanneer moet ik startnummers en startpakketten klaarmaken?: Controleer de deelnemersgegevens ongeveer 2 weken voor de marathon en druk daarna de startnummers. Stel de startpakketten in de laatste 3 tot 7 dagen samen, zodat wijzigingen in namen of startvakken nog kunnen worden verwerkt.
Wat moet ik op een marathonverzorgingspost klaarzetten?: Zet per post water, drinkbekers, koelmaterialen en eventueel sponsen klaar, plus afvalinzameling en een manier om contact te houden. Controleer elke post minimaal 2 uur voor de eerste doorkomst en leg isolatiedekens en medische ondersteuning volgens het veiligheidsplan beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.