Checklist pour organiser un marathon sans rien oublier

Organiser un marathon demande de coordonner le parcours, la sécurité, les inscriptions et l’accueil des coureurs longtemps avant le jour J. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 47 équipements nécessaires, de l’autorisation du parcours jusqu’au rangement final. Le parcours et le plan de circulation doivent être validés avant de communiquer largement sur la course. Les bénévoles, le chronométrage, les secours, les toilettes et le ravitaillement se réservent assez tôt pour éviter les solutions improvisées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander l’autorisation de parcours
Fixer définitivement le parcours
3 personnes
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver le chronométrage
Prévoir l’assistance médicale
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Réserver les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Publier un site web d’information
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
2 personnes
Traiter les inscriptions
3 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Concevoir les dossards
2 personnes
Imprimer les dossards
3 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Composer les kits de démarrage
6 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Remplir les éléments de refroidissement
3 personnes
Préparer les kits de départ
5 personnes
Baliser le lieu
3 personnes
Acheminer le matériel vers le parcours
5 personnes
Monter l’arche de départ
4 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Balisage des couloirs de départ
5 personnes
Installer les comptoirs d'inscription
4 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Installer la signalisation
8 personnes
Installer les points d’approvisionnement
12 personnes
Mettre en place les postes de premiers secours
4 personnes
Installer les toilettes
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
5 personnes
Refroidir les boissons
5 personnes

Événement

Distribuer les kits de départ
8 personnes
Enregistrer les participants
6 personnes
Effectuer le dernier contrôle du parcours
6 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Encadrer les zones de départ
8 personnes
Encadrer le coup de départ
5 personnes
Surveiller les barrières de circulation
20 personnes
Distribuer les boissons
12 personnes
Distribuer les fruits
8 personnes
Distribuer des produits énergétiques
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
8 personnes
Vider les points de collecte des déchets
6 personnes
Dégager le parcours
6 personnes
Vérifier les scores intermédiaires
3 personnes
Accueillir les participants
8 personnes
Remettre les médailles
5 personnes
Servir les boissons de l'arrivée
6 personnes
Servir un repas de récupération
8 personnes
Effectuer la remise des bagages
6 personnes
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
Maintenir la zone d'arrivée propre
5 personnes
Accompagner les derniers coureurs
4 personnes
Publier les résultats
2 personnes

Suivi

Retirer les barrières du parcours
12 personnes
Récupérer la signalisation
8 personnes
Démonter les postes de ravitaillement
10 personnes
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
6 personnes
Démonter les tables et les barrières
8 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
8 personnes
Nettoyer le lieu
8 personnes
Nettoyer la vaisselle et les glacières
4 personnes
Retourner le matériel loué
4 personnes
Retourner le matériel de circulation
3 personnes
Gérer les objets trouvés
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 20
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Tentes de réceptionqté 8
Barrières de fouleqté 120
Barrières de sécuritéqté 80

Équipement

Arche de départ
Arche d'arrivée
Système de pointage
Talkies-walkiesqté 20
Mégaphonesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 10

Matériel de sport

Panneaux d’orientationqté 80
Indications kilométriquesqté 43
Panneaux de directionqté 60
Numéros de départqté 1200
Bracelets de dossardqté 1200
Médailles de finisherqté 1200
Rubans de départqté 6
Étiquettes de bagagesqté 1200
Caisses à bagagesqté 40
Glacièresqté 18
Bidons d'eauqté 30
Gobeletsqté 15000
Épongesqté 3000
Couvertures isolantesqté 300
Cartes du parcoursqté 50

Vaisselle

Tassesqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Carafes d’eauqté 30
Saladiersqté 20
Planches à découperqté 8
Couteaux de cuisineqté 8
Louchesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Lampes à batterieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 45
Pinces à déchetsqté 8
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 6
Seauxqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12
Pompes de désinfectionqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le parcours et obtenez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions : les changements de dernière minute compliquent le plan de circulation, la signalétique et les informations envoyées aux participants.
Réservez le chronométrage, l’assistance médicale, les toilettes et les agents de circulation plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez aussi qui installe et récupère chaque équipement le jour de la course.
Préparez les dossards, les kits de départ, les cartes et les étiquettes de bagages dès que les inscriptions sont stabilisées. Gardez une réserve de dossards vierges pour les corrections et les inscriptions exceptionnelles.
Prévoyez un briefing précis pour les bénévoles et répartissez-les par zones : départ, arrivée, carrefours, ravitaillements, bagages et orientation. Remettez les talkies-walkies et les mégaphones aux responsables avant l’ouverture du site.
Calculez séparément les besoins du départ, du parcours et de l’arrivée en eau, gobelets, éponges et glacières. Remplissez les éléments de refroidissement peu avant le départ et définissez une collecte des déchets à chaque zone de ravitaillement.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un marathon ?: Commencez au moins 6 à 9 mois avant la date prévue. Les autorisations, le parcours, le plan de circulation, les réservations médicales et le chronométrage doivent être sécurisés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon ?: Ouvrez-les lorsque le parcours, le lieu de départ et d’arrivée et les principaux dispositifs de sécurité sont confirmés, idéalement 4 à 6 mois avant la course. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de commander les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais prévoyez une personne par poste critique et 10 à 15 % de remplaçants. Répartissez les équipes au moins 2 semaines avant et organisez un briefing avant le départ.
Quand préparer le matériel d’un marathon ?: Contrôlez le matériel 2 à 4 semaines avant la course, puis faites un dernier inventaire la veille. Vérifiez notamment les barrières, panneaux, talkies-walkies, batteries, dossards, médailles, gobelets et caisses à bagages.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.