Checklist voor een goed georganiseerd mantelzorgcafé

Een mantelzorgcafé vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en koffie. Je regelt vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, route en het programma, en richt op de dag zelf een duidelijke ontvangst- en buffettafel in. Plan ook tijd voor het testen van microfoon, laptop en presentatiescherm. Met deze checklist houd je 39 taken en 35 spullen overzichtelijk bij, van de eerste uitnodiging tot het welkom heten van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma bevestigen
Ruimte reserveren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Route en parkeren delen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Naambadges uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma toelichten
Gesprekstafels begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen controleren
Restanten veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiescherm
Laptop

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60
Naambadgesaantal 60
Bloemstukkenaantal 4
Slingersaantal 6
Menukaartenaantal 8

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het aantal en de uiterste besteldatum door aan de catering. Zo hoef je op de dag zelf niet te raden welke hapjes of broodjes geschikt zijn.
Plan minimaal 60 minuten opbouwtijd. Zet tafels, stoelen, ontvangsttafel en buffettafel eerst klaar en leg daarna naambadges, aanwezigheidslijst en route-informatie op hun vaste plek.
Test microfoon, draagbare speaker, laptop en presentatiescherm minstens 30 minuten vóór ontvangst. Controleer tegelijk verlengkabels en stekkerdozen, zodat een technisch probleem niet tijdens het programma ontstaat.
Koel dranken vooraf en reken per bezoeker op een eigen waterglas, koffiekopje of theeglas. Zet thermoskannen, schenkkanen, serveerbladen en afvalbakken klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.
Laat de aanmeldtafel tijdens het eerste halfuur bemannen door één persoon. Die kan bezoekers welkom heten, naambadges uitdelen, de aanwezigheidslijst bijhouden en vragen over route of parkeren beantwoorden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mantelzorgcafé organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, het programma en de uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen voor het café, zodat catering en materialen op tijd geregeld zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een mantelzorgcafé op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten voor een techniek- en programmacheck. Bij een grotere ruimte of meerdere tafels is 90 minuten veiliger.
Wat moet ik klaarzetten voor de ontvangst van een mantelzorgcafé?: Zet een ontvangsttafel klaar met de aanwezigheidslijst, naambadges, naamkaarthouders en route-informatie. Zorg dat één medewerker de eerste 30 minuten bezoekers opvangt en badges uitdeelt.
Wanneer moet ik catering voor een mantelzorgcafé bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 7 dagen vooraf en geef dan het verwachte aantal deelnemers en alle dieetwensen door. Controleer het definitieve aantal 2 tot 3 dagen voor het café.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.