Pflegecafé organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vor dem Pflegecafé und bitte um Rückmeldung bis etwa zehn Tage vorher. So kannst du Ernährungswünsche, Namensschilder und die Catering-Menge rechtzeitig einplanen.
• Bestätige das Programm mindestens eine Woche vorher und teile Anreise, Route und Parkmöglichkeiten mit. Drucke am Veranstaltungstag zusätzlich eine Anwesenheitsliste aus, statt dich nur auf digitale Anmeldungen zu verlassen.
• Plane Getränke für den gesamten Termin: Rechne pro Person mit mindestens zwei Tassen Kaffee oder Tee sowie zwei Gläsern Wasser. Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Tee, Wasser und Geschirr vor dem Einlass bereit.
• Richte Empfangs- und Buffet-Tisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Lege Namensschilder, Stifte, Teller, Besteck, Servierlöffel und Servierzangen sichtbar bereit, damit der Empfang nicht durch fehlende Kleinteile stockt.
• Teste Lautsprecher, Mikrofon, Laptop und Präsentationsbildschirm spätestens am Vortag und noch einmal 30 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Position der Technik, damit niemand über Kabel stolpert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Pflegecafé einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise drei Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist etwa zehn Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Namensschilder planen kannst.

Wie viel Kaffee und Tee braucht man für ein Pflegecafé?

Rechne mit mindestens zwei Tassen Kaffee oder Tee pro Person. Für einen Termin von etwa zwei Stunden solltest du zusätzlich zwei Gläser Wasser pro Person einplanen.

Wann sollte der Raum für ein Pflegecafé vorbereitet sein?

Beginne mindestens 60 Minuten vor dem Einlass mit Tischen, Stühlen, Buffet und Empfangstisch. Technik, Getränke und Namensschilder sollten spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen.

Was muss man beim Pflegecafé am Veranstaltungstag bereitlegen?

Lege Anwesenheitsliste, Namensschilder, Geschirr, Getränke, Snacks und Servierutensilien vor dem Einlass bereit. Prüfe außerdem Lautsprecher, Mikrofon, Laptop und Bildschirm mindestens 30 Minuten vorher.