Checklist para organizar un café para cuidadores
Un café para cuidadores necesita algo más que café y sillas. Hay que controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas, el programa y la llegada de los asistentes, además de preparar el espacio para conversar con comodidad. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, en el orden en que suelen hacer falta. Úsala desde las primeras invitaciones hasta la bienvenida y la presentación del programa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el programa
Reservar el espacio
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Compartir la ruta y el aparcamiento
Imprimir la lista de asistencia
Preparar acreditaciones
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de buffet
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir café y té
2 personas
Presentar el programa
Coordinar mesas de conversación
4 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Despedirse
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Apagar el equipo
Devolver los materiales
2 personas
Comprobar los objetos perdidos
Guardar los restos de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos de técant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharonescant. 6
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Pantalla de presentación
- Portátil
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portatarjetas de nombrecant. 60
- Credencialescant. 60
- Arreglos floralescant. 4
- Guirnaldascant. 6
- Cartas del menúcant. 8
Limpieza
- Fregaderoscant. 2
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y anota las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Así puedes calcular raciones y evitar cambios de última hora.
- Confirma el programa y compártelo junto con la ruta y el aparcamiento al menos 3 días antes. Incluye también una persona de contacto para quienes lleguen tarde o necesiten ayuda.
- Prepara la mesa de recepción antes de abrir: lista de asistencia, acreditaciones y portatarjetas de nombre deben estar juntos. Reserva al menos 15 minutos para comprobar nombres y registrar cambios.
- Enfría las bebidas y prepara café y té antes de la llegada, pero calcula el servicio por fases: una primera ronda al recibir a los visitantes y otra durante la pausa. Ten jarras y termos listos para no interrumpir el programa.
- Prueba la técnica antes de montar definitivamente la sala. Comprueba micrófono, altavoces, portátil, pantalla, cables alargadores y regletas; una prueba de 20 minutos evita buscar conexiones cuando ya han llegado los cuidadores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un café para cuidadores?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el espacio, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes, cuando todavía puedes ajustar el catering.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para un café para cuidadores?
- Pídelo cuando tengas una cifra provisional y confírmalo entre 5 y 7 días antes. Añade las preferencias dietéticas recogidas y deja preparada una pequeña cantidad adicional para cubrir cambios de última hora.
- ¿Qué hay que preparar el día del café para cuidadores?
- Llega entre 90 y 120 minutos antes para montar mesas y sillas, preparar recepción y buffet, enfriar bebidas y probar la técnica. La mesa de registro debería estar lista al menos 15 minutos antes de la hora de bienvenida.
- ¿Cuánto café y té se necesita para un café para cuidadores?
- Calcula aproximadamente 2 tazas por persona si el encuentro dura hasta 2 horas, además de agua y bebidas frías. Prepara una primera tanda antes de abrir y conserva otra en termos para servir durante la pausa sin dejar la mesa vacía.
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