Organiser un Café des aidants : la checklist complète

Un Café des aidants demande une préparation simple, mais plusieurs détails arrivent trop tard si personne ne les suit. Commence par réserver la salle et confirmer le programme, puis ouvre les inscriptions avec les besoins alimentaires et les informations d’accès. La veille, vérifie le matériel, prépare les badges et organise l’accueil. Le jour même, prévois un temps distinct pour l’installation, le café, le buffet et la présentation du programme.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme
Réserver la salle
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Partager l’itinéraire et le parking
Imprimer la liste de présence
Préparer les badges nominatifs
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table du buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme
Animer les tables de discussion
4 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Faire ses adieux
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Éteindre l’équipement
Retourner les matériels
2 personnes
Vérifier les objets trouvés
Stocker les restes en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Écran de présentation
Ordinateur portable

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Compositions floralesqté 4
Guirlandesqté 6
Cartes de menuqté 8

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Porte-sacs-poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les invitations au moins 3 semaines avant la rencontre et fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et d’adapter les quantités du catering.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmets le nombre final au prestataire au plus tard 3 jours avant. Prévois aussi une marge de 10 % pour les visiteurs non prévus.
Garde 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, l’accueil et le buffet. Ce créneau évite de devoir préparer le café ou les badges pendant les premières arrivées.
Teste la technique au moins 30 minutes avant le début : ordinateur, écran, enceinte, microphone, rallonges et multiprises. Vérifie aussi que les câbles ne gênent pas le passage vers l’accueil ou les toilettes.
Prépare une table d’accueil avec la liste de présence, les badges et les informations de parking. Place une personne à ce poste pendant les 20 premières minutes pour orienter les visiteurs et distribuer les badges.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Café des aidants ?: Envoie-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Fixe une clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant afin de confirmer les besoins alimentaires, le catering et le nombre de places.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un Café des aidants ?: Prévois 60 à 90 minutes avant l’accueil du public. Ce temps couvre les tables, les chaises, les espaces d’accueil et de buffet, les badges, les boissons et le test de la technique.
Que faut-il préparer la veille d’un Café des aidants ?: Vérifie les tables, chaises, vaisselle, machines à café, bouilloires, thermos et matériel audiovisuel. Imprime aussi la liste de présence et prépare les badges au moins la veille pour éviter les erreurs le matin.
Combien de boissons prévoir pour un Café des aidants ?: Pour le premier temps d’accueil, compte 2 à 3 boissons par personne, en combinant café, thé et eau. Ajoute environ 10 % de marge si les inscriptions ne sont pas strictement limitées.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.