Zo organiseer je een managementtraining
Een managementtraining organiseer je in een vaste volgorde: eerst leg je locatie, trainer en programma vast, daarna regel je deelnemers, materialen en catering. Plan vroeg genoeg tijd voor dieetwensen, presentaties en werkbladen; die informatie komt vaak pas laat binnen. In de laatste week controleer je de ruimte, techniek en opstelling. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een complete trainingsruimte en een duidelijke overgang tussen introductie, sessies en pauzes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Trainingslocatie reserveren
- 2
Trainer bevestigen
- 3
Programma vaststellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemerslijst bijwerken
- 8
Catering bestellen
- 9
Presentaties verzamelen
- 10
Werkbladen afdrukken
- 11
Naambadges voorbereiden
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Techniek testen
2 personen
- 14
Ruimte controleren
2 personen
- 15
Tafels opstellen
2 personen
- 16
Stoelen klaarzetten
2 personen
- 17
Registratietafel inrichten
- 18
Trainingsmaterialen klaarleggen
2 personen
- 19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 20
Dranken koud zetten
Event
- 21
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 22
Deelnemers registreren
2 personen
- 23
Welkom en introductie verzorgen
- 24
Trainingssessie begeleiden
2 personen
- 25
Pauzehapjes serveren
2 personen
- 26
Dranken bijvullen
- 27
Interactieve oefening begeleiden
2 personen
- 28
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
- 29
Dinerbuffet serveren
3 personen
- 30
Servies en glazen verzamelen
2 personen
- 31
Verdiepende sessie begeleiden
2 personen
- 32
Actiepunten laten invullen
- 33
Afsluiting verzorgen
- 34
Laatste dranken serveren
Nazorg
- 35
Materialen verzamelen
2 personen
- 36
Afval sorteren
2 personen
- 37
Servies afwassen
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 39
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 40
Techniek inpakken
2 personen
- 41
Restanten koelen en labelen
- 42
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 43
Deelnemersbedankje versturen
- 44
Presentaties digitaal delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draadloze microfoon
- Presentatieklikker
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Waterglazenaantal 30
- Dinerbordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
- Schenk kannenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerbestekaantal 6
Training
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 40
- Stiftenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 30
- Balpennenaantal 36
- Werkbladenaantal 30
- Naambadgesaantal 30
- Badgehoudersaantal 30
- Plakbriefjesaantal 12
- Stemkaartjesaantal 60
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blik
- Desinfectiedoekjesaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Tips
- Reserveer de trainingslocatie zodra de datum en trainer vaststaan. Controleer meteen of er ruimte is voor een registratietafel, werkopstelling, buffettafels en een aparte plek voor jassen.
- Stel een uiterste aanmelddatum in, bijvoorbeeld 7 dagen voor de training. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor naambadges, werkbladen, catering en het verzamelen van dieetwensen.
- Vraag presentaties en ander trainingsmateriaal uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Test de laptop, beamer, HDMI-kabel, presentatieklikker en draadloze microfoon samen in de zaal; een losse adapter of lege batterij valt anders pas bij de start op.
- Maak de zaal minimaal 60 minuten voor ontvangst gereed. Zet tafels en stoelen klaar, leg notitieblokken, flip-overvellen en stiften neer en controleer of koffie, thee, water en pauzehapjes op tijd beschikbaar zijn.
- Richt de registratie in op een plek die deelnemers direct zien. Leg de deelnemerslijst en naambadges klaar en laat minstens één persoon de ontvangst bemannen, terwijl de trainer de laatste techniek- en programma check doet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een managementtraining organiseren?
- Leg de locatie, trainer en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de training de deelnemerslijst, dieetwensen en catering kunt afronden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een managementtraining op te bouwen?
- Plan minimaal 60 minuten voor de zaalopstelling en registratie. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige techniekcheck met laptop, beamer, projectiescherm, kabels en microfoon.
- Wanneer moet ik de catering voor een managementtraining bestellen?
- Bestel de catering zodra de aanmeldtermijn sluit, meestal 7 dagen voor de training. Geef de cateraar vervolgens het definitieve aantal deelnemers en alle dieetwensen door.
- Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren?
- Controleer vóór de ontvangst de ruimte, stoelen en tafels, registratie, trainingsmaterialen en techniek. Doe dit minstens 30 minuten voordat deelnemers binnenkomen, zodat je nog tijd hebt voor een ontbrekende kabel, printwerk of extra stoel.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!