Magic-toernooi organiseren: checklist van voorbereiding tot laatste ronde
Een Magic-toernooi staat of valt met een strak format, duidelijke regels en een registratie die niet vastloopt. Regel eerst de locatie, judge en toernooidocumenten; daarna verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en prijzen. In de laatste dagen controleer je deelnemers, pak je speelmatten en formulieren in en laad je laptop en timers op. Op de dag zelf werk je van zaalindeling en registratietafel naar pairings, catering en prijsuitreiking.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Toernooiformat bepalen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Evenementspagina maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toernooijudge vastleggen
Prijzen bestellen
Deelnemers bevestigen
Cateringhoeveelheden bepalen
Boodschappen doen
2 personen
Toernooidocumenten printen
Deelnemerslijst klaarleggen
Prijspakketten klaarmaken
2 personen
Apparatuur opladen
Toernooimateriaal inpakken
2 personen
Locatiesleutel ophalen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Pairingsbord plaatsen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Wegwijzers ophangen
Judgebriefing houden
3 personen
Event
Registratie openen
3 personen
Decklijsten controleren
3 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Eerste pairings publiceren
2 personen
Ronde-uitslagen verwerken
2 personen
Rondepairings publiceren
2 personen
Judgevragen behandelen
2 personen
Speelruimte controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Nazorg
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen versturen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Tafelkledenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlenghaspelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 6
- Digitale timersaantal 2
- Rekenmachinesaantal 2
Spelmateriaal
- Speelmattenaantal 8
- Kaartdozenaantal 12
- Basislandensetsaantal 8
- Reservekaart sleevesaantal 10
Kantoor
- Scoreformulierenaantal 100
- Deckregistratieformulierenaantal 40
- Pairingsformulierenaantal 50
- Clipboardsaantal 6
- Balpennenaantal 40
- Potlodenaantal 20
- Markeerstiftenaantal 8
- Naamstickersaantal 40
- Plakbandrollenaantal 4
- Scharenaantal 2
- Nietmachinesaantal 2
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 4
Catering
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Winnaarsbeker
- Finalistenmedaillesaantal 2
- Cadeaubonnenaantal 3
- Boodschappen
Decoratie
- Toernooibanner
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Tafelnummersaantal 8
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 8
- Bezem
- Stoffer en blik
- Dweil
Tips
- Leg het format en de regels uiterlijk bij de opening van de evenementspagina vast. Zo weten deelnemers vooraf welke decks, rondes en procedures gelden en voorkom je discussies bij de registratie.
- Plan de judge vroeg en bevestig de afspraak opnieuw zodra het deelnemersaantal bekend is. Eén aanspreekpunt voor regels en rulings voorkomt dat de organisator tijdens elke ronde van de registratietafel weg moet.
- Maak de registratietafel compleet met deelnemerslijst, naamstickers, deckregistratieformulieren, scoreformulieren, clipboards en minstens twee schrijfinstrumenten per tafelblok. Print extra formulieren voor fouten of last-minute wijzigingen.
- Zet de zaal vóór de eerste aanmelding uit met tafels, stoelen, speelmatten en een zichtbaar pairingsbord. Sluit laptop, printer, digitale timers en whiteboard vooraf aan; verlenghaspels en stekkerdozen worden vaak pas gemist als de zaal al vol zit.
- Bereid prijspakketten en catering apart van elkaar voor. Tel bekers, borden en bestek vóór het klaarzetten, en controleer dieetwensen voordat je boodschappen doet zodat je niet op de toernooidag nog moet improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Magic-toernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het format en de judge. Verstuur uitnodigingen zodra de evenementspagina klaar is en bevestig deelnemers en dieetwensen in de laatste week.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een Magic-toernooi?
- Reken voor de speelruimte op één tafel per wedstrijd en houd extra ruimte vrij voor registratie, catering en doorloop. Bepaal het definitieve aantal na de aanmelddeadline en zet minimaal één extra tafel klaar voor materiaal of een late wijziging.
- Wat moet ik op de wedstrijddag printen voor een Magic-toernooi?
- Print vóór de start de deelnemerslijst, deckregistratieformulieren, scoreformulieren en pairingsformulieren. Leg daarnaast een reservevoorraad klaar; minstens 10 procent extra formulieren is praktisch bij vergissingen of nieuwe inschrijvingen.
- Wanneer moet ik de catering voor een Magic-toernooi regelen?
- Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bepaal de hoeveelheden zodra de deelnemers zijn bevestigd, uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Zet eten, herbruikbare bekers, borden en bestek vóór de eerste ronde klaar zonder de looproutes tussen de tafels te blokkeren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!