Checklist para organizar un torneo de Magic

Organizar un torneo de Magic requiere coordinar mucho más que las mesas de juego. Primero debes cerrar el formato, las reglas, el local y las inscripciones; después preparar juez, premios, documentos y catering. El día del torneo, la distribución de la sala, el registro y los emparejamientos deben estar listos antes de recibir a los jugadores. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material necesario para que no falten formularios, temporizadores ni suministros de reserva.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Definir el formato del torneo
2 personas
Establecer las reglas del torneo
2 personas
Crear la página del evento
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar al juez del torneo
Encargar premios
Confirmar participantes
Determinar las cantidades del catering
Hacer la compra
2 personas
Imprimir los documentos del torneo
Dejar lista la lista de participantes
Preparar los paquetes de premios
2 personas
Cargar el equipo
Empaquetar el material del torneo
2 personas
Recoger la llave del local
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar el panel de emparejamientos
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Colgar señalizadores
Dar briefing a los jueces
3 personas

Evento

Abrir el registro
3 personas
Comprobar las listas de mazo
3 personas
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
Publicar los primeros emparejamientos
2 personas
Procesar los resultados de la ronda
2 personas
Publicar emparejamientos de rondas
2 personas
Atender las preguntas del juez
2 personas
Comprobar la zona de juego
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Entregar premios
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Mantelescant. 8
Papeleracant. 4

Equipo

Portátil
Impresora
Enrollacablescant. 2
Regletascant. 6
Temporizadores digitalescant. 2
Calculadorascant. 2

Material de juego

Colchonetas de juegocant. 8
Cajas para cartascant. 12
Sets básicos de paísescant. 8
Fundas de reserva para cartascant. 10

Oficina

Hojas de puntuacióncant. 100
Formularios de registro de cubiertacant. 40
Formularios de parejascant. 50
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 8
Pegatinas con nombrecant. 40
Rollos de cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 2
Grapadorascant. 2
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 4

Catering

Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Máquinas de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 4
Bandejas de serviciocant. 4
Neveras portátilescant. 3
Copa para los ganadores
Medallas de finalistascant. 2
Tarjetas regalocant. 3
Compras

Decoración

Pancarta del torneo
Señales de orientacióncant. 6
Números de mesacant. 8

Limpieza

Fregaderoscant. 2
Esponjascant. 6
Paños de microfibracant. 8
Escoba
Recogedor y escoba
Fregona

Consejos

Cierra el formato y las reglas antes de publicar la página del evento. Los jugadores necesitan saber qué torneo jugarán y qué deben presentar al inscribirse.
Confirma a los participantes al menos 48 horas antes y usa ese número para calcular el catering. Recoge también las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
Asigna al juez antes de imprimir los documentos y preparar los formularios de registro de cubierta, parejas y puntuación. Deja copias adicionales y bolígrafos en la mesa de registro.
Prepara los paquetes de premios y verifica las cantidades una semana antes del torneo. Guardarlos juntos evita buscarlos cuando termine la última ronda.
Llega con tiempo suficiente para recoger la llave, marcar la distribución y conectar el equipo. Deja montadas la mesa de registro y la pizarra de emparejamientos antes de abrir las inscripciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un torneo de Magic?: Cierra las inscripciones entre 24 y 48 horas antes si necesitas calcular catering y preparar documentos. Confirma la lista definitiva como mínimo el día anterior y define si aceptarás altas el mismo día.
¿Cuánto material de oficina necesito para un torneo de Magic?: Prepara al menos un bolígrafo por jugador y un 10 % adicional, además de copias extra de hojas de puntuación y formularios. Lleva también cinta, tijeras y rotuladores de repuesto para resolver cambios durante el registro.
¿Cuándo se prepara la sala para un torneo de Magic?: Haz el montaje entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los jugadores. Ese margen permite colocar mesas y sillas, montar el registro, probar la técnica y dejar visible el panel de emparejamientos.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a un torneo de Magic?: Comprueba el número de participantes, el juez, los premios, los documentos impresos y las preferencias dietéticas. También revisa que estén cargados el portátil y la impresora y que el material de juego esté empaquetado.

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