Zo organiseer je een jokertoernooi zonder chaos

Begin niet met de boodschappen, maar met de spelopzet. Leg eerst de regels, speelduur, deelnemerslimiet en manier van score bepalen vast; daarna reserveer je de zaal en open je de inschrijving. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je het speelschema en controleer je of alle speeltafels, kaartspellen, timers en scoreborden compleet zijn. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, genummerde tafels en formulieren die per ronde klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiregels opstellen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Speelschema maken
2 personen
9
Prijzen inkopen
10
Spelmateriaal controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Wedstrijdformulieren printen
13
Tafelindeling printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Prijzen inpakken
16
Koelkasten controleren
17
Locatiesleutels ophalen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Tafels nummeren
2 personen
20
Speltafels inrichten
3 personen
21
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
22
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen

Event

26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Spelregels uitleggen
2 personen
29
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
30
Scores verzamelen en controleren
2 personen
31
Dranken en hapjes serveren
3 personen
32
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
35
Derde speelronde begeleiden
3 personen
36
Finales begeleiden
3 personen
37
Eindstanden controleren
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Voorraad en gevonden spullen controleren
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Speeltafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2
Inschrijftafel
Kapstok

Spelmateriaal

Kaartspellenaantal 16
Kaartschudmachinesaantal 4
Speeltimersaantal 8
Scorebordenaantal 8
Tafelnummerkaartenaantal 8
Spelregelkaartenaantal 8

Kantoor

Balpennenaantal 45
Klembordenaantal 10
Prikbord
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 3

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Jokerbanner
Naamkaartjeshoudersaantal 40

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilset

Prijzen

Winnaarsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 3
Prijzentafel

Tips

Leg de toernooiregels uiterlijk twee weken vooraf vast. Vermeld hoeveel rondes je speelt, hoe lang een ronde duurt, hoe je punten toekent en wat er gebeurt bij een gelijke eindstand.
Open de inschrijving pas nadat de locatiecapaciteit bekend is. Vraag meteen om dieetwensen en sluit de aanmelding bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi, zodat je het speelschema en de catering kunt afronden.
Maak het speelschema op basis van het werkelijke aantal deelnemers, niet op basis van het maximum. Print per tafel een wedstrijdformulier en tafelnummerkaart; leg daarnaast enkele blanco formulieren klaar voor wijzigingen.
Controleer het spelmateriaal minstens 3 dagen vooraf. Tel kaartspellen, kaartschudmachines, speeltimers, scoreborden en balpennen na; op de ochtend zelf ontbreekt meestal juist klein materiaal.
Richt de zaal minstens 60 minuten voor ontvangst in. Nummer de speeltafels, zet de inschrijftafel bij de ingang, leg naamkaartjes klaar en zet dranken koud voordat de eerste spelers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel speeltafels heb je nodig voor een jokertoernooi?: Dat hangt af van de tafelgrootte en het aantal deelnemers. Reken vooraf uit hoeveel spelers tegelijk aan één tafel spelen en reserveer minstens één extra tafel voor een late wijziging, administratie of een kapot materiaalonderdeel.
Hoe lang van tevoren moet je een jokertoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, regels en uitnodigingen. Sluit de inschrijving 7 dagen voor het toernooi, zodat je nog tijd hebt voor het speelschema, dieetwensen, wedstrijdformulieren en boodschappen.
Wat moet je klaarleggen voor een jokertoernooi?: Leg per speeltafel kaartspellen, een timer, scorebord, balpennen en een wedstrijdformulier klaar. Voor de ontvangst heb je daarnaast naamkaartjes, klemborden en een aparte inschrijftafel nodig.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een jokertoernooi?: Plan koffie, thee en water voor de volledige speelduur en zet de eerste dranken vóór aanvang klaar. Bestel hapjes en broodjes op basis van het definitieve aantal deelnemers en controleer dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.