Checklist voor een goed georganiseerde lustrumviering

Een lustrumviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, locatie en programma. Je moet aanmeldingen en dieetwensen op tijd verwerken, catering en drank afstemmen en zorgen dat de entree, tafels en techniek klaarstaan. Begin met de grote afspraken en werk daarna naar de praktische uitvoering op de dag zelf. Met deze checklist houd je overzicht over 64 taken en 52 benodigdheden, van uitnodiging tot het testen van microfoon en muziek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Catering bestellen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Muziek en apparatuur testen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programmafolders printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Programmafolders neerleggen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Licht en muziek aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankentafels inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering controleren
2 personen
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Opening aankondigen
Historische presentatie begeleiden
2 personen
Foto’s en video’s tonen
2 personen
Hapjes uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Lustrumtoast schenken
3 personen
Cadeau en jubileumacte presenteren
2 personen
Muziekprogramma starten
2 personen
Fotowand begeleiden
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies voorspoelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Leveranciersrestanten afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 75
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Vlaggenlijnaantal 6
Fotowanddoek
Fotowandstandaard
Tafeldecoratiesaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Naamkaartjesaantal 75
Programmafoldersaantal 75
Tafelnummerkaartenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie, programma en tijdschema eerst vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat gasten meteen weten wanneer ze worden verwacht en wat de avondindeling is.
Plan een vast moment om aanmeldingen en dieetwensen af te sluiten, bijvoorbeeld 7 dagen voor de viering. Geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de catering en verpak dieetmaaltijden apart.
Controleer techniek niet pas bij aanvang. Test muziek, Bluetoothspeakers, microfoon, microfoonstandaard en verlengsnoeren uiterlijk op de dag vóór de viering.
Maak de entree vooraf compleet met naamkaartjes en programmafolders. Leg ook garderoberekken klaar en richt de entreebalie zo in dat gasten niet hoeven te wachten bij binnenkomst.
Werk op de locatie van groot naar klein: eerst tafels, stoelen, buffettafels en podiumruimte, daarna versiering, fotowand, servies en drank. Koel dranken op tijd en zet ijs pas vlak voor gebruik klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een lustrumviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de viering een bruikbaar beeld van het aantal gasten hebt.
Wanneer moet ik de catering voor een lustrumviering bestellen?: Bestel de catering zodra de locatie en het programma vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de viering door, tenzij de cateraar een andere termijn hanteert.
Wanneer stuur ik een herinnering voor de lustrumviering?: Stuur een eerste herinnering ongeveer 2 weken vooraf naar gasten die nog niet hebben gereageerd. Een laatste praktische herinnering met tijd, locatie en eventuele dieet- of parkeerinformatie kan 2 tot 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een lustrumviering?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, entree, versiering en fotowand. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een aparte controle van geluid, microfoon, programmafolders en naamkaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.