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Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier steht und fällt mit dem Ablauf am Veranstaltungstag. Kläre zuerst Datum, Ort und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Drucksachen und die Abstimmung mit der Location. Plane für den Aufbau genug Zeit ein: Mobiliar, Buffet, Technik, Fotowand und Eingang sollten vor dem Eintreffen der Gäste fertig sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Musik und Geräte testen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten separat verpacken

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Programmhefte auslegen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Licht und Musik anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränketische einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

  • Mitarbeiter einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Historische Präsentation begleiten

    2 Personen

  • Fotos und Videos zeigen

    2 Personen

  • Snacks ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Teller und Besteck auffüllen

    2 Personen

  • Jubiläumstoast ausschenken

    3 Personen

  • Geschenk und Jubiläumsakt präsentieren

    2 Personen

  • Musikprogramm starten

    2 Personen

  • Fotowand betreuen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr vorspülen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände der Lieferanten abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • TischröckeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 80
  • ChampagnergläserAnz. 75
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • ServiertablettsAnz. 8
  • BuffetschalenAnz. 10
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichtergirlandeAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • Ballonbogen
  • WimpelketteAnz. 6
  • Fotowand-Stoff
  • Fotowandständer
  • TischdekorationenAnz. 8
  • KerzenhalterAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 75
  • ProgrammhefteAnz. 75
  • TischnummernkartenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllsackhalterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schicke die Einladungen nicht erst nach der Catering-Bestellung. Erfasse Rückmeldungen und Ernährungswünsche gesammelt, damit du die Anzahl der Mahlzeiten rechtzeitig anpassen kannst.
  • Plane für Getränke zwei bis drei Portionen pro Person für die erste Stunde und kühle sie am Vortag vor. Für Wasser und alkoholfreie Getränke brauchst du zusätzlich gut sichtbare Karaffen oder Flaschen am Eingang und am Buffet.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Tag vor der Feier. Prüfe dabei nicht nur den Ton, sondern auch, ob Kabel sicher liegen und der Mikrofonständer am vorgesehenen Platz steht.
  • Lege Namensschilder und Programmhefte mindestens 30 Minuten vor dem Einlass aus. So bleibt Zeit, fehlende Namen zu ergänzen und den Eingangstresen ohne Gästestau einzurichten.
  • Trenne Diätmahlzeiten schon beim Verpacken deutlich vom übrigen Catering und beschrifte sie einzeln. Stelle außerdem separate Servierlöffel bereit, damit besondere Speisen nicht mit anderen Gerichten vermischt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Verschicke die Einladungen, sobald diese drei Punkte feststehen, damit du mindestens 4 Wochen für Rückmeldungen hast.
Wann sollte man das Catering für eine Jubiläumsfeier bestellen?
Bestelle das Catering etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier. Aktualisiere die Mengen nach Ablauf der Rückmeldefrist und teile dem Anbieter Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher mit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsfeier?
Rechne für Mobiliar, Buffet, Dekoration, Technik und Fotowand mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Sei zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass fertig, damit du Ort, Namensschilder und Programmhefte kontrollieren kannst.
Was muss am Tag vor der Jubiläumsfeier erledigt sein?
Am Vortag sollten Getränke gekühlt, Drucksachen vorbereitet, Technik getestet und alle Materialien zur Location gebracht sein. Diätmahlzeiten, Snacks und empfindliche Speisen bereitest du so vor, dass sie am Veranstaltungstag schnell und getrennt ausgegeben werden können.

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