Checklist pour organiser une célébration du lustrum

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez le programme et l’horaire avant de rédiger les invitations. Les horaires d’accueil, de repas et de prise de parole doivent apparaître clairement sur le programme.
• Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis emballez séparément les repas adaptés. Envoyez un rappel aux invités quelques jours avant la célébration afin de récupérer les dernières réponses.
• Réservez le catering après avoir traité les inscriptions et vérifié les quantités. Prévoyez un espace distinct pour les tables de buffet, les bacs de maintien au chaud, les boissons fraîches et les en-cas.
• Testez la musique, les haut-parleurs, le microphone et les pieds de micro avant le jour J. Vérifiez aussi le nombre de rallonges et l’emplacement des prises avant d’acheminer le matériel sur le site.
• Le jour de l’installation, vérifiez d’abord le lieu, puis installez les tables et les chaises avant de préparer l’entrée, les badges et les brochures. Gardez du temps pour suspendre la décoration et monter le mur photo sans gêner l’accès au buffet ou à la scène.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration du lustrum ?

Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord le lieu et l’horaire, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour connaître les inscriptions et les besoins alimentaires.

Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?

Envoyez-les environ 6 semaines avant la célébration. Fixez une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant l’événement afin de commander le catering et de préparer les badges nominatifs.

Quand commander le catering pour un lustrum ?

Passez la commande environ 2 semaines avant l’événement, après avoir traité les inscriptions. Confirmez les quantités et les repas diététiques une dernière fois 3 à 5 jours avant la réception.

Que faut-il vérifier la veille d’une célébration du lustrum ?

Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et rassemblez le matériel au plus tard la veille. Vérifiez également les badges, les programmes imprimés, la sonorisation, les rallonges et les besoins alimentaires séparés.

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