Checklist para organizar una celebración de lustrum
Una celebración de lustrum necesita más coordinación que una reunión normal: hay que cerrar el lugar, controlar las inscripciones y preparar un programa con horarios concretos. Esta checklist reúne el trabajo desde la fecha y las invitaciones hasta el montaje de mesas, el catering, las bebidas y el photocall. También contempla detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, las tarjetas con nombres, los folletos y las pruebas de sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Fijar el programa y el horario
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio a los invitados
Pedir el catering
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Probar la música y el equipo
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir folletos del programa
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colocar los folletos del programa
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Conectar luces y música
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar las mesas de bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar el catering
2 personas
Instruir al personal
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar la apertura
Guiar la presentación histórica
2 personas
Mostrar fotos y vídeos
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer platos y cubiertos
2 personas
Servir el brindis del aniversario
3 personas
Presentar el regalo y el acto de aniversario
2 personas
Iniciar el programa musical
2 personas
Coordinar el photowall
Reponer café y té
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Enjuagar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar los restos de los proveedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Faldones para mesascant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 75
- Platos de postrecant. 75
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Copas de champáncant. 75
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 8
- Jarrascant. 6
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 8
- Bandejas de buffetcant. 10
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófonocant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Globoscant. 100
- Arco de globos
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Lienzo para fondo fotográfico
- Soporte para fondo fotográfico
- Decoraciones de mesacant. 8
- Portavelascant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 75
- Folletos del programacant. 75
- Tarjetas con números de mesacant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el horario antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar una hora de llegada, una hora de inicio y un plazo concreto para confirmar asistencia.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y separa esas comidas al empaquetarlas. Haz una lista final al menos 7 días antes para que el catering y la compra coincidan con el número real de invitados.
- Calcula las bebidas por fases: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona y enfría una parte con antelación. Usa neveras portátiles y cubiteras para mantener la reserva fría durante el evento.
- Haz una prueba de música, altavoces, micrófono y cables antes de que lleguen los invitados. Reserva 30 minutos para comprobar el sonido en el espacio real y evita descubrir conexiones incompatibles durante el programa.
- Prepara el material de recepción el día anterior: tarjetas con nombres, folletos y decoración. El día del evento, deja al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, buffet, escenario y photocall antes de abrir la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de lustrum?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, después fija el programa, envía las invitaciones y deja la última semana para confirmar asistentes, catering y preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un lustrum?
- Envíalas unas 6 semanas antes de la celebración e indica una fecha límite de respuesta, normalmente 2 o 3 semanas antes. Envía un recordatorio 7 días antes con el horario, la ubicación y cualquier indicación práctica.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?
- Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite colocar mesas y sillas, montar la entrada y el buffet, colocar los folletos y las tarjetas, colgar la decoración y probar el sonido.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en una celebración de lustrum?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona. Añade agua, enfría las bebidas con antelación y guarda una reserva en neveras portátiles para no depender de una sola cubitera.
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