Checklist voor een goed georganiseerd luisterconcert

Een luisterconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen een artiest en een ruimte regelen. Je moet de zitopstelling, techniek, ontvangst en catering op elkaar afstemmen, zodat het publiek ongestoord kan luisteren. Begin enkele weken vooraf met locatie, programma en uitnodigingen; controleer in de laatste week aanmeldingen, dieetwensen en boodschappen. Op de dag zelf draait veel om een tijdige geluidscheck, een vrije podiumzone en duidelijke instructies voor medewerkers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en stoelen reserveren
Artiest en programma bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
Programma en route delen
Techniek en stroom controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes en drank koelen
2 personen
Aanmeldlijst en badges printen
Locatie openen
2 personen
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons en instrumenten aansluiten
2 personen
Licht en sfeerverlichting plaatsen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Artiest ontvangen
Cateringbuffet klaarmaken
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programma en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Openingsbriefing voor medewerkers
4 personen

Event

Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Dranken blijven bijvullen
2 personen
Derde concertdeel begeleiden
2 personen
Afscheid en bezoekersuitloop begeleiden
3 personen

Nazorg

Ongebruikte catering inpakken
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven spullen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kleedkamertafel
Kapstokkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Monitor speaker
Muziekstandaardsaantal 4
DI-boxaantal 2
XLR-kabelsaantal 8
Jack-kabelsaantal 4
Laptop
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Gebaksbordjesaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Routebordjesaantal 8
Naambadgesaantal 70
Pennenaantal 10
Printpapier
Plakgumaantal 4
Tafelnummersaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan de geluidscheck ruim vóór de ontvangst. Controleer actieve speakers, mengpaneel, microfoons, monitor speaker, DI-box en alle XLR- en jack-kabels afzonderlijk; leg verlengkabels en stekkerdozen zo vast dat niemand erover struikelt.
Tel stoelen op basis van de bevestigde aanmeldingen en houd een kleine reserve achter de hand. Zet tafels niet in de luisterlijn en maak de podiumzone volledig vrij voordat de artiest arriveert.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en bereken daarna pas de cateringhoeveelheden. Koel hapjes en drank op tijd en zet waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes, borden en bestek klaar per serveermoment.
Richt de ontvangsttafel in vóór de deuren opengaan. Leg de geprinte aanmeldlijst en badges klaar, plaats de bewegwijzering en wijs één medewerker aan voor late wijzigingen of vragen.
Maak programma en route uiterlijk enkele dagen vooraf beschikbaar en print op de dag zelf extra exemplaren. Zet podiumlampen en sfeerlampen zo dat de artiest zichtbaar is, maar het publiek niet rechtstreeks in het licht kijkt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een luisterconcert te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voor locatie, artiest, programma en uitnodigingen. Reserveer in de laatste week tijd voor aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en de technische controle.
Hoe lang voor het luisterconcert moet de geluidscheck beginnen?: Begin minimaal 2 uur voor de publieksontvangst met opbouwen en testen. Plan daarna nog minstens 30 minuten voor de artiest om microfoons, instrumenten en monitorgeluid rustig af te stemmen.
Hoeveel stoelen en glazen heb je nodig voor een luisterconcert?: Zet voor iedere bevestigde gast één stoel klaar en houd enkele extra stoelen beschikbaar. Reken voor glazen en servies op minimaal één set per gast per serveermoment, plus ongeveer 10 procent reserve.
Wanneer moet je dieetwensen voor een luisterconcert verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Geef het definitieve aantal daarna aan de catering door, zodat je boodschappen en porties kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.