Lustkonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Lustkonzert braucht mehr als bestätigte Künstler und ein Programm. Du musst Sitzplätze, Empfang, Catering, Technik und Licht so vorbereiten, dass am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss. Plane die Anmeldungen und Ernährungswünsche früh ein, prüfe Strom und Beschallung vor dem Aufbau und lege einen festen Ablauf für Soundcheck und Einlass fest. Die Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Eröffnungsbriefing durch alle 49 Aufgaben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ort und Stühle reservieren
Künstler und Programm bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen berechnen
Programm und Route teilen
Technik und Strom prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks und Getränke kühlen
2 Personen
Anmeldeliste und Badges ausdrucken
Location öffnen
2 Personen
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone und Instrumente anschließen
2 Personen
Licht und Ambiente-Beleuchtung anbringen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Künstler empfangen
Cateringbuffet vorbereiten
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Programm und Beschilderung aufstellen
2 Personen
Eröffnungsbriefing für Mitarbeiter
4 Personen
Event
Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause betreuen
3 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
Abendhäppchen servieren
3 Personen
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
Dritten Konzertteil begleiten
2 Personen
Verabschiedung und Besucherabfluss begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Nicht verbrauchtes Catering verpacken
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Müll sammeln und sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Umkleidetisch
- KleiderständerAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Monitorlautsprecher
- NotenständerAnz. 4
- DI-BoxAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 8
- Jack-KabelAnz. 4
- Laptop
- Laptopständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 70
- TortenplattenAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- StifteAnz. 10
- Druckpapier
- KleberAnz. 4
- TischnummernAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Tipps
- Bestätige Ort, Stühle, Künstler und Programm zuerst. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Route und Ablauf feststehen, damit du spätere Korrekturen und Rückfragen reduzierst.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Lustkonzert. Danach kannst du Cateringmengen, Teller, Besteck und Servierschalen verlässlich berechnen.
- Prüfe die Technik mindestens 3 Tage vorher: aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Box, XLR- und Jack-Kabel sowie Stromanschlüsse. Plane für den Soundcheck am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten ein.
- Kühle Snacks und Getränke mehrere Stunden vor dem Empfang. Stelle Wassergläser, Weingläser und Kaffeetassen getrennt bereit, damit der Empfangstisch nicht durch Nachsortieren unübersichtlich wird.
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Räume und Toiletten, stelle dann Tische und Stühle auf, räume den Bühnenbereich frei und baue anschließend Beschallung und Licht auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Lustkonzert organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Künstlern und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wann sollte der Soundcheck beim Lustkonzert stattfinden?
- Plane den Soundcheck mindestens 60 Minuten vor dem Einlass und schließe Mikrofone, Instrumente, Monitorlautsprecher und Laptop vorher an. Für Aufbau und Fehlersuche sind insgesamt etwa 2 Stunden vor Beginn sinnvoll.
- Wie viel Catering braucht man für ein Lustkonzert?
- Berechne die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und ergänze bei Snacks etwa 10 Prozent Reserve. Berücksichtige vegetarische, vegane und andere Ernährungswünsche getrennt, statt nur eine Gesamtmenge zu planen.
- Was muss am Veranstaltungstag zuerst erledigt werden?
- Öffne die Location etwa 3 Stunden vorher und kontrolliere Räume, Toiletten, Strom und Bühnenbereich. Danach folgen Möblierung, Technik, Licht, Cateringbuffet, Empfangstisch und Beschilderung in dieser Reihenfolge.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!