Checklist para organizar un concierto de escucha

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva la sala y las sillas con varias semanas de margen, y confirma por escrito el aforo, el acceso para carga y descarga y el horario exacto de apertura. Así sabrás cuántas plazas puedes ofrecer antes de enviar las invitaciones.
• Cierra las inscripciones antes de calcular el catering. Usa el número confirmado para estimar las raciones y pregunta por las preferencias dietéticas con al menos 5 días de antelación; las bebidas y los aperitivos deben estar fríos antes de abrir.
• Haz una prueba de sonido completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, instrumentos, monitores, cables, regletas y la corriente disponible.
• Deja libre la zona del escenario y coloca las sillas antes de montar la iluminación ambiental. Reserva también un rincón para el camerino, percheros y la mesa del artista, para no improvisarlo durante la recepción.
• Prepara la mesa de recepción 30 minutos antes de abrir: lista de inscripción, acreditaciones, programa, ruta y señalización deben estar juntos. En el briefing, asigna quién recibe al artista, quién atiende las inscripciones y quién resuelve incidencias técnicas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de escucha?

Empieza la reserva de la sala y la confirmación del artista entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el programa y la ruta estén cerrados, y deja los últimos 5 días para confirmar dietas y cantidades de catering.

¿Cuándo se hace la prueba de sonido en un concierto de escucha?

Hazla al menos 2 horas antes de que llegue el público y repite una comprobación breve después de colocar sillas, mesas y luces. Verifica cada micrófono, instrumento, monitor, cable y toma de corriente.

¿Cuánto catering calcular para un concierto de escucha?

Calcula las cantidades a partir del número final de inscripciones, no del número de invitaciones enviadas. Cierra ese recuento entre 3 y 5 días antes para poder ajustar aperitivos, bebidas, café y vajilla.

¿Qué hay que preparar justo antes de abrir la sala?

Abre la ubicación con unos 90 minutos de margen para revisar el espacio y los baños, terminar el montaje y preparar el buffet. La recepción, la señalización y el briefing del personal deberían estar listos 30 minutos antes de la entrada.

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